uzluga.ru
добавить свой файл
1

www.diplomrus.ru ®

Авторское выполнение научных работ любой сложности – грамотно и в срок

Содержание

Введение 3


1. Общая характеристика ООО "Муравей" 3


1.1. История создания и направления деятельности ООО "Муравей" 3


1.2. Организационная структура ООО "Муравей" 3


2. Анализ документационного обеспечения деятельности ООО "Муравей" 3


2.1. Анализ документооборота ООО "Муравей" 3


2.2. Анализ документирования деятельности ООО "Муравей" 3


2.2.1. Организационные документы


2.2.2. Распорядительные документы


2.2.3. Информационно-справочные документы


2.2.4. Специфические документы ООО "Муравей"


2.3. Организация работы с документами в ООО "Муравей"


3. Совершенствование документационного обеспечения деятельности ООО "Муравей"


Заключение


Список использованных источников и литературы

Введение


Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления. Все этапы процесса принятия управленческого решения в спортивной организации самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.


В современном обществе спортивные организации требуют тщательного управления. Поэтому возникает и такая необходимость, как документационное обеспечение управленческой деятельности в физкультурных организациях. Действительно, спорт - это не только бег, прыжки, забитые мячи. Спорт требует серьезного документационного обеспечения.


Управление спортивной организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации.


Основными задачами документационного обеспечения управления являются:


" Сокращение информационных потоков до оптимального минимума


" Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов


Таким образом, как мы видим, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.


В настоящее время рост объема информации и соответственно документов, внедрение компьютерных технологий для их создания, переработки, хранения и использования предъявляют повышенные требования к службам документационного управления (ДОУ) и их кадрам. Службы ДОУ играют все более значительную роль в функционирование управленческого аппарата.


Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.


Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.


Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числа неверных решений.


Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.


В настоящее время для большинства спортивно-оздоровительных организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.


Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:


" руководство теряет целостную картину происходящего;


" структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;


" это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;


" приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;


" для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;


" оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.


В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита бюджета.


С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. К числу наиболее актуальных проблем относятся такие направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, создание электронных архивов и другие.


Целью данной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения деятельности спортивно-оздоровительной общественной организации с учетом современной ситуации.


В качестве объекта исследования выступает общественная организация ООО "Муравей", основным видом деятельности которого является оказание спортивных услуг.


Предметом исследования является документационное обеспечение деятельности спортивного клуба ООО "Муравей".


Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:


- Дать общую характеристику объекта исследования;


- Рассмотреть организационную структуру ООО "Муравей";


- Провести анализ документирования деятельности ООО "Муравей" по группам документов;


- ознакомиться с организацией документооборота, систематизацией документов в ООО "Муравей;


- разработать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ООО "Муравей".


Работа проводилась на основе законодательных и нормативно-методических документов, опубликованных и неопубликованных источников, справочной, исследовательской, научной литературы, периодических изданий и специальной литературы.


Нормативную базу дипломной работы составили: Гражданский кодекс Российской Федерации , регулирующий общие принципы документационного обеспечения деятельности юридических лиц; Трудовой кодекс Российской Федерации; Федеральный закон "Об архивном деле" регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности; Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью", устанавливающий порядок образования, реорганизации и ликвидации, обязательность государственной регистрации общества, а также общие требования к учредительным документам общества; Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" .


Методическую основу исследования по документационному обеспечения деятельности ООО "Муравей" составили: Государственная система документационного обеспечения управления , которая устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами; Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , содержащая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами в федеральных органах исполнительной власти; а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98 , в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003 , устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования , определяющий общие принципы управления документацией в организациях.


Следует отметить, что стандарты носят рекомендательный характер, что установлено Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании" . Но это обстоятельно не умаляет их значимости, поскольку стандарты содержат обязательный минимальный набор требований к организации делопроизводственного облуживания.


При исследовании организации хранения документов в ООО "Муравей" были изучены такие документы как Основные правила работы архивов организаций ; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения .


При разработке нового варианта должностной инструкции секретаря Генерального директора и был использован Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих , в котором даны квалификационные требования к работникам службы делопроизводства.


При изучении темы исследования использовались следующие неопубликованные источники:


- учредительные документы (Устав ООО "Муравей", учредительный договор, должностные инструкции сотрудников и т.д.);


- распорядительные документы ООО "Муравей" (приказы по основной деятельности и по личному составу);


- информационно-справочные документы;


- специфическая документация, образующаяся в деятельности спортивной организации ООО "Муравей" Перечислите сами, какие еще неопубликованные источники Вы использовали.


Далее должен быть обзор использованной литературы, примерно в таком виде:


Кроме того, автором данной дипломной работы была изучена специальная литература по теме исследования, в которой освещены вопросы организации делопроизводства и пути его совершенствования.


Книги Т.В. Кузнецовой "Делопроизводство (Документационное обеспечение управления)" , "Организационные документы" и "Как составить должностную инструкцию секретаря" ; а также книга ПшенкоА.В. "Делопроизводство. Документационное обеспечение работы офиса" рассматривает нормативно-методическую базу делопроизводства, основные понятия и термины, правила документирования и организации работы с документами.


Книга М.В. Ларина "Управление документацией в организациях" освещает вопросы теории и практики делопроизводства, его историю и современное состояние, а также рассматривает новые информационные технологии, применяемые к управлению документацией.


При написании дипломной работы были изучены труды специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой в издании "Секретарское дело", М.В. Стенюкова "Справочник по делопроизводству"


В процессе подготовки дипломной работы были использованы периодические публикации в журналах "Секретарское дело", "Делопроизводство", "Справочник секретаря и офис-менеджера", "Отечественные архивы".


Изучению контроля исполнения документов посвящено учебное пособие Кузнецовой Т.В., Санкиной Л.В., Быковой Т.А. "Документационное обеспечение управления" . В нем описана структура контрольной службы учреждения ее задачи и функции. Определены требования к рациональной системе контроля исполнения документов. Установлен порядок и методы ведения контрольной работы в условиях традиционной технологии обработки управленческой информации. - почему только контроль - там вообще про ДОУ.?


Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Вяловой А.М., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н.,Ларина М .В., Очинниковой Н.В., и т.д.


Дипломная работа состоит из введения, трех глав и заключения.


В первой главе дипломной работы дается общая характеристика объекта исследования - ООО "Муравей" (спортивного клуба "Грация), в частности, рассматривается история создания, основные направления деятельности и организационная структура рассматриваемой спортивной организации.


Во второй части дипломной работы автором проводится анализ документационного обеспечения деятельности спортивной организации ООО "Муравей". Исследован порядок документирования, проведена классификация документов с учетом специфики спортивной организации, проведен анализ динамики и структуры документооборота, дана оценка сложившейся системе документационного обеспечения ООО "Муравей"


В третьей части автором разработаны основные направления совершенствования документационного обеспечения управления спортивным клубом. В качестве приоритетных направлений предлагается разработать инструкцию по делопроизводству, усилить контроль за документооборотом, создать новые регистрационные формы документов с использованием программы Excel.


В заключении даны основные выводы и предложения.


В приложениях содержатся образцы оригинальных документов ООО "Муравей" (можно перечислить)

Список литературы


1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от ЗОЛ 1.1994 № 51 -ФЗ (в ред. Федерального закона от Об. 12.2007 № 333-ФЗ) // Собрание законодательства Российской Федерации. 1994. № 32. Ст. 3301; 2007. № 50. Ст. 6246.


2. Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" // Собрание законодательства Российской Федерации. 1998. № 7. Ст. 785.


3. Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" (в ред. Федерального закона от 01.12.2007 № 318-ФЗ) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2001. № 33 (ч. 1). Ст. 3431; 2007. № 49. Ст. 6079.


4. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании" (в ред. Федерального закона от 01.12.2007 № 309-ФЗ) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. № 52 (ч. 1). Ст. 5140; 2007. № 49. Ст. 607.


5. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (в ред. Федерального закона от 24.07.2007 № 214-ФЗ) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 32. Ст. 3283; 2007. № 31. Ст. 4011.


6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в ред. Федерального закона от 01.12.2007 № 318-ФЗ) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169; 2007. № 49. Ст. 6079.


7. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" // Собрание законодательства Российской Федерации. 2005. № 23. Ст. 2199.


8. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 31 (ч. 1). Ст. 3448.


9. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (в ред. Указа Президента РФ от 23.09.2005 № 1111) // Собрание законодательства Российской Федерации. 1997. № 10. Ст. 1127; 2005. № 39. Ст. 3925.


10. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 г. № 358-р "Об обеспечении сохранности документов по личному составу" // Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. 1994. № 13. Ст. 1048.


11. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.


12. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"// Бюллетень Министерства труда Российской Федерации. 2004. № 5.


13. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в ред. Решения Росархива от 27.10.2003). М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000. 106 с.


14. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536) // Российская газета. 2006. 7 февраля. № 24.


15. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Взамен ГОСТ 16487-83; введ. 1999-01-01. М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.


16. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Взамен ГОСТ Р 6.30-97; введ. 2003-07-01. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.


17. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Введ. 2007-07-01. М.: Стандартинформ, 2007.


18. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Утвержден постановлением Минтруда Российской Федерации от 21.08.1998 № 37; в ред. Приказа Минздравсоцразвития Российской Федерации от 17.09.2007 № 606). М. : Минтруд РФ, 1998.


Неопубликованные источники


19. Устав ООО "Муравей"


20. приказы ООО "Муравей" по основной деятельности и поличному составу


21. должностные инструкции сотрудников


Литература


22. Боровлева З.А. Анализ некоторых функций номенклатуры дел / З.А. Боровлева // Делопроизводство. 2006. № 4. С. 24-28.


23. Варламова Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства / Л.Н. Варламова. Секретарь-референт. 2007. № б. С. 21-24.


24. Иритикова B.C. Резолюции и поручения руководителя / B.C. Иритикова // Секретарь-референт. 2007. № 10. С. 17-21.


25. Кузнецов С.Л. Организация информационно-справочной работы по документам / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. 208. № 1. С. 14-17.


26. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. 4-е изд., испр. и доп. М. : ООО Журнал "Управление персоналом", 2003. 408 с.


27. Кузнецова Т.В. Делопроизводство как отражение системы и технологии управления (тезисы доклада) / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. 2003. №2. С. 12-13.


28. Кузнецова Т.В. Изменения в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по делопроизводству / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. 2003. №5. С. 7-11.


29. Кузнецова Т.В. Новое в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления за 2005 год / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. 2006. № 1. С. 8-15.


30. Кузнецова Т.В. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. 2006. № 4. С. 3-7.


31. Кузнецова Т.В. Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. 2007. № 1. С.3-7.


32. Кузнецова Т.В. Нормативно-методические акты, определяющие порядок документирования и работы с документами / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. 2007. № 4. С. 10-15.


33. Ларин М.В. Управление документацией в организациях / М.В. Ларин. М. : Научная книга, 2002.124 с.


34. Ларин М.В. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001: Метод, пособие / М.В. Ларин, О.И. Рысков; ВНИИДАД. М., 2005. 110с.


35. Ларин М.В. О государственной политике в сфере документационного обеспечения управления / М.В. Ларин // Делопроизводство. 2005. № 1. С.3-9.


36. Митченко О.Ю. Международные стандарты ИСО в сфере информации и документации / О.Ю. Митченко // Секретарское дело. 2005. № 2. С. 47-52.


37. Румянцева С.А. Организация и планирование рабочего времени руководителя / С.А. Румянцева // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2006. № 10. С. 18-26.


38. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса / Л.В. Санкина // Делопроизводство. 2001. № 2. С. 54-56.


39. Скриптунова Е. Организуем прием посетителей / Е. Скриптунова, К. Зельцерман // Секретарь-референт. 2006. № 4. С. 6-12.


40. Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика) / А.Н. Сокова // Делопроизводство. 2002. № 3. С. 7-12.


41. Солянкина Л.Н. Методы изучения затрат рабочего времени / Л.Н. Солянкина // Делопроизводство. 2006. № 3. С. 91-99.


42. Столяров Ю.Н. Синтакционная составляющая документа / Ю.Н. Столяров // Делопроизводство. 2006. № 4. С. 20-23.


43. Фионова Л,В. Современные технологии ДОУ путь к повышению эффективности управления / Л.В. Фионова // Делопроизводство. 2006. № I.C. 16-20.


44. Храмцовская Н.А. Международные стандарты по делопроизводству / Н.А. Храмцовская // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. № 9. С. 30-36.


45. Чуковенков А.Ю. Обследование делопроизводства / А.Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. 2005. № 5. С. 29-32.


46. Чуковенков А.Ю. Формы журналов для учета и регистрации документов / А.Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. 2005. № 8. С. 19-24.


47. Чуковенков А.Ю. Виды служебных писем / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. 2007. № 3. С. 17-23.


48. Чуковенков А.Ю. Регламентация делопроизводства в организации / А.Ю. Чуковенков //Секретарь-референт. 2007. № 3. С. 32-37.


49. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф. Янковая. М. : МЦФЭР,2004.41бс.


50. Янковая В.Ф. Информационно-справочные документы (внутренняя переписка) / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. 2005. № 6. С. 23-27.


51. Янковая В.Ф. Экспедиционная обработка документов / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. 2006. № 8. С. 36-39.


52. Янковая В.Ф. Систематизация приказов (распоряжения) в делопроизводстве / В.Ф. Янковая /У Секретарь-референт. 2007. № 8. С. 17-19.


53. Янковая В.Ф. Контроль исполнения документов / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. 2007. № 11. С. 17-22


54. Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева [и др.]. М. : МЦФЭР, 2004.