uzluga.ru
добавить свой файл
1
Руководство администратора

Кабинет сотрудника


ЦМЖКХ, 2011

Руководство пользователя

Актуальность: 12.12.2011

Кабинет сотрудника


Подготовка к работе

Данное руководство содержит подробное описание всех функций программного комплекса «Доверие» и примеры работы в нем. Для пользования программой устанавливать на компьютер ничего не требуется. Вам нужен только браузер (Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Internet Explorer, Apple Safari или Opera). Убедитесь, что версия браузера является актуальной, что требуется для корректной работы. Ниже приведены ссылки на загрузку последних версий браузеров:

Mozilla Firefox

http://fx.yandex.ru/?kold

Google Chrome

http://chrome.yandex.ru/?kold

Internet Explorer

http://ie.yandex.ru/?kold

Apple Safari

http://www.apple.com/ru/safari/download/

Opera

http://opera.yandex.ru/?kold



После загрузки последней версии браузера можно быть уверенным, что программный комплекс «Доверие» будет работать без ошибок. Инструкции по загрузке браузеров можно найти на сайтах их поставщиков.

Так же, у вас должен быть заключен договор с компанией «БИ-Консалтинг» на предоставление лицензии пользования системой. Наши специалисты заведут для Вашей Управляющей Компании отдельную базу данных и выдадут логин и пароль администратора (лицо, имеющее все уровни доступа в систему).

Если все условия выполнены, то можно приступать к работе. В начале руководства мы начнем с формирования справочников и базы данных по всем подконтрольным объектам (дома, квартиры, нежилые помещения, сотрудники и т.д.). Данная процедура самая трудоемкая, но после ее выполнения, работа с жильцами сильно упростится. Вторым этапом будет подробное описание функций системы непосредственно являющихся операционной деятельностью Управляющей Компании. Будут рассмотрены такие функции как генерация объявлений, диспетчерская работа, файловый обмен, бюджетирование и т.д.



Не забывайте следить за новостями, полезной информацией и обновлениями в системе на сайте www.doverie.kz в соответствующих разделах. Если у Вас имеется аккаунт в системе, то вы также будете получать все важные уведомления на указанный почтовый ящик.


По техническим вопросам и проблемам пишите в тех. поддержку по адресу info@doverie.kz с подробным указанием проблемы. Наши специалисты постараются решить возникшие трудности в кратчайшие сроки.


Вход в систему

Чтобы войти в систему, требуется логин и пароль, а также внутренний домен в программном комплексе. Если Вы являетесь администратором, то его выдадут наши специалисты. Если Вы не являетесь таковым, то обратитесь к ответственному лицу в Вашей управляющей компании, чтобы Вам завели собственный аккаунт.

Итак, переходим на внутренний сайт ВашаУправляющаяКомпания.doverie.kz/cabinet и попадаем на страницу ввода логина и пароля. Вводим их и нажимаем на кнопку «Вход».

Наша демонстрация будет происходить на демоверсии, которая свободно доступна к изучению и просмотру с главной страницы сайта www.doverie.kz. Обратите внимание на адресную строку браузера, где написано demo.doverie.kz/cabinet. У Вашей управляющей компании может быть адрес, например megacity.doverie.kz/cabinet или любой другой. Как писалось выше, данный адрес выдают наши специалисты при заключении договора.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\01.png





Если Вы ввели логин и пароль, но система не пускает Вас, то проверьте следующее:



  1. Включен ли CAPS LOCK (пароль чувствителен к регистру)

  2. Проверьте NUM LOCK (если при вводе цифр вы используете боковую клавиатуру)

  3. Проверьте языковую раскладку

  4. Проверьте адресную строку браузера






Главная страница

После входа в систему Вы окажетесь на главной странице программного комплекса. Давайте рассмотрим подробно. Вверху в левом углу отображается Ваше имя, фамилия и должность. Посередине название Управляющей Компании (в нашем случае «Демо») и справа кнопка «Выход», которая заканчивает работу и выходит из программы.

Слева список всех разделов, визуально разделенный на две группы. В верхней группе находятся разделы, связанные с операционной деятельностью компании, а в нижней представлены все справочники, которыми оперирует система.

Если Вы не являетесь администратором, то возможно у Вас нет прав на доступ к некоторым разделам программного комплекса. Если для работы Вам необходимы те разделы, которые у Вас отключены, обратитесь к ответственному лицу в Вашей Управляющей Компании.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\02.png





После завершения работы в системе, не забывайте выйти из нее, нажав на кнопку «Выход». Хотя выход и будет осуществлен автоматически спустя некоторое время бездействия, для сохранения безопасности рекомендуем осуществлять выход вручную.


Если Вы считаете, что Ваш пароль известен еще кому либо, то незамедлительно попросите администратора сменить его.




Раздел «Группы»

Начнем заполнять справочники. Щелкните на раздел «Группы» в левом меню и перейдите на страницу работы с группами. Группы — это пользователь или несколько пользователей имеющие определенные права доступа.

Например, некоторым сотрудникам требуются одни разделы, некоторым другие. Группы позволяют очень гибко настраивать права доступа к необходимым разделам. Ведь диспетчеру незачем работать с бюджетом, а Директору незачем вести журнал заявок.

Раздел «Группы» представлен списком всех групп, работающих в системе.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\03.png

При наведении на группу из списка, она будет подсвечена синим цветом, а также появится стрелка с выпадающем меню. В разделе «Группы» через выпадающее меню мы можем редактировать нужную запись.



Давайте добавим новую группу. Для этого щелкните на кнопку «Добавить группу» с картинкой зеленого плюса. При нажатии откроется всплывающее окно с возможностью давать новой группе доступы к различным разделам. Давайте создадим группу «Паспортный стол», сотрудники которой будут работать с документами и базой жильцов.

В верхнем поле введите название и откройте доступы на необходимые разделы. Существует 5 видов прав доступа для каждого раздела.

  1. Нет доступа — доступ полностью закрыт и не отображается у пользователя группы.

  2. Просмотр — пользователь получает доступ к просмотру, но не может выполнять никаких действий.

  3. Добавление — пользователь может добавлять новые записи в раздел, но не может их редактировать или удалять.

  4. Редактирование — пользователь может выполнять любые действия с разделом, кроме удаления записей.

  5. Удаление — полный доступ ко всем функциям раздела, включая удаление записей.

В нашем случае мы дали полный доступ к разделам Квартиры, Дома и Документы. Разделяйте права доступа как Вам требуется и как удобно.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\05.png



Если, у Вас не выполняются какие либо действия в системе, то возможно все дело в правах доступа. Просмотрите их и исправьте при необходимости. Если доступ к данному разделу отсутствует, то попросите администратора поменять права.




Раздел «Сотрудники»

Теперь перейдем к разделу «Сотрудники». В нашей демонстрационной версии в данный момент 3 сотрудника. Как и в разделе «Группы» мы можем редактировать записи (если имеется соответствующий доступ).

Помимо того, что данная информация используется в справочных целях, в модуле «Сотрудники» осуществляется выдача доступов к личным кабинетам. То есть, каждый сотрудник получает свой логин и пароль, по которому получает доступ в систему.

В зависимости от того, в какой группе он находится, ему распределяются права доступа, поэтому ответственно отнеситесь к формированию сотрудников и добавлению их к определенным группам.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\06.png

Давайте создадим нового сотрудника. Пусть это будет юрист, работающий в паспортном отделе, группу которого мы уже создали. Для этого нажмите на кнопку «Добавить сотрудника» и появится всплывающее окно параметрами для добавления сотрудника.

Первая же строчка позволяет определить группу для нашего сотрудника. Выбираем группу «Паспортный стол». Помимо этого указываем все данные сотрудника.



Старайтесь соблюдать правила ввода данных. Чтобы в дальнейшем не возникало никаких проблем, держите стиль ввода. Например, записывайте телефон по стандарту +7xxxxxxxxxx, не допускайте ошибок в ФИО и т.д.


Это позволит другим пользователям легче воспринимать информацию, и она будет лучше фильтроваться и отображаться.




c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\07.png

После того, как вы внесли данные, нажмите кнопку «ОК». Наш сотрудник создан и теперь отображается в списке данных в самом разделе!

Теперь разберем еще одну полезную функцию — фильтрацию. Пока данных в системе мало, искать записи не составляет труда, но если записей будет сотни и тысячи, то без фильтра не обойтись.

Каждый столбец в таблице данных имеет название (при щелчке на которое происходит сортировка) и поле ввода информации. Мы ввели в поле Фамилии «Конев» и нажали на иконку лупы. В списке отобразился наш сотрудник, а остальные «отсеялись».

Фильтр позволяет производить поиск по нескольким параметрам. Это нужно когда мы имеем много однотипных данных.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\08.png


Раздел «Дома»

Сотрудники созданы, права доступа разделены и теперь, можно приступать к формированию базы данных домов, подъездов, квартир и всего остального. Начнем с раздела «Дома».

В общем списке нам доступны основные параметры (Номер дома, Этажность, Адрес). Заметьте, что в выпадающем меню у нас помимо кнопки «Редактировать» имеется еще одна кнопка «Приборы учета».

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\10.png

Давайте добавим в базу новый дом. Все делается аналогично, нажатием на кнопку «Добавить дом». Вводим все данные по порядку, а также указываем количество общедомовых приборов учета каждого типа, если таковые имеются. Для завершения нажимаем кнопку «ОК» и наш дом появился в общем списке.c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\11.png

Сформируйте базу по всем домам, находящимся под Вашим управлением. После формирования данных по домам, к ним будут созданы подъезды, к которым в свою очередь будут созданы квартиры.

А теперь разберемся с общедомовыми приборами учета. Наведите мышь на требуемые дом и из выпадающего меню нажмите на кнопку «Приборы учета».

Здесь можно вести регистрацию всех показаний. Все эти данные в дальнейшем используются для автоматической генерации отчетов.

Чтобы добавить новые показания, нажмите на кнопку «Добавить показания», после чего откроется всплывающее окно. Выберите тип прибора учета, дату показаний и укажите зарегистрированный объем в кубометрах (м³).

Очень важно вести постоянную регистрацию данных, чтобы отчеты генерируемые системой имели релевантную и правильную информацию. Если какие либо записи были сделаны неправильно, то вы можете их отредактировать аналогично другим разделам, щелкнув на кнопку «Редактировать» из выпадающего меню.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\12.png



Все разделы системы работают по одному принципу. Если в системе добавляется новый функционал или новые разделы, то работа в них будет интуитивно понятна, так как основана на одних принципах.


Не забывайте отключать ненужные разделы, чтобы не засорять меню и более быстро ориентироваться в нем.




Раздел «Подъезды»

Создав дома, мы должны создать для них подъезды. Переходим к разделу «Подъезды» и перед нами предстает общий список со следующими параметрами: Дом (с адресом), номер подъезда и код подъезда (если таковой имеется).

Списки в данном разделе можно редактировать из выпадающего меню. Добавьте подъезды ко всем домам.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\13.png

При нажатии на кнопку «Добавить подъезд» появляется всплывающее окно, где мы указываем все параметры нового подъезда. Обратите внимание, что нам нужно выбрать дом из списка. Если Вы не добавили дом, то и подъезд к нему создать не сможете.

Отметьте, имеется ли в указанном подъезде консьерж, охрана и лифт. Помимо этого можно указывать текущее состояние подъезда. Вся эта информация в дальнейшем будет использоваться для автоматической генерации отчетов.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\15.png

Раздел «Квартиры»

Как и раздел «Сотрудники», помимо справочной информации в данном разделе выдаются аккаунты жильцам для доступа к своим личным кабинетам. Каждая квартира генерирует один личный кабинет, логином которого для входа является номер лицевого счета и пароль сгенерированный системой.

В основной таблице представлено множество данных, требуемых для быстрого поиска нужной информации по квартирам.

Кстати, как Вы можете заметить, помимо кнопки добавления квартиры, в верхнем меню имеется кнопка «Распечатка паролей». К ней мы вернемся позже, а сейчас давайте добавим новую квартиру.

Нажмите на соответствующую кнопку и заполните все поля появившиеся во всплывающем окне. Обратите внимание на поле Вид, которое может иметь одно из четырех значений: жилая, жилая-арендуемая, коммерческая, коммерческая-арендуемая. Данное поле позволяет проводить быстрый мониторинг и просмотр текущего статуса квартир и принимать необходимые действия в случае необходимости.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\16.png



Обновляйте информацию о жильцах и держите ее в актуальном состоянии. Не давайте данные жильцов посторонним людям, так как в них содержится личная информация, такая как лицевые счета и телефонные номера.


Не давайте доступ на данный раздел тем людям, которым он не нужен по рабочим обязанностям.




Чтобы выдать пароли жильцам квартир нажмите на кнопку распечатать пароли. У вас откроется окно со всеми временными паролями в табличной форме. Распечатайте их, вырежьте и раздайте жильцам.

После первого входа жильцу желательно сменить свой пароль, хотя это и не обязательно. В случае утери жильцом пароля, его можно просто сбросить, выбрав соответсвующую опцию из выпадающего меню.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\17.png

Разделы «Паркинг» и «Нежилые помещения»

Паркинг и нежилые помещения работают аналогично другим разделам (добавление записей, редактирование записей). Вся информация в данных разделах носит исключительно справочный характер.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\18.png



Следите за обновлениями в системе. В дальнейшем будут добавляться новые справочники, а старые будут получать новый функционал.




Раздел «Типовые документы»

Мы подошли к разделам операционной деятельности Управляющей Компании и начнем с самого простого раздела — Типовые документы. Здесь публикуются различные документы, которые могут потребоваться жителям или сотрудникам (Типовые приказы, справки и т.д.).

Все документы представлены в виде файлов, которые можно загрузить на компьютер, изменить их доступность или удалить из системы.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\19.png

Чтобы загрузить новый документ, нужно нажать на кнопку «Загрузить документ». Откроется следующее всплывающее окно:

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\20.png

Введите название и выберите файл с компьютера. По умолчанию файл доступен к загрузке. Поменять возможность загрузки можно и позже, воспользовавшись кнопкой «Доступность» в выпадающем меню.


Раздел «Тарифы»

В данном разделе ведутся записи о текущих тарифах, выставляемых Управляющей Компанией жильцам. Все жильцы могут просматривать тарифы у себя в личном кабинете.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\21.png

Чтобы добавить тариф, нажмите на кнопку «Добавить тариф» и заполните все данные в появившемся всплывающем окне. Обратите внимание, что тарифы записываются на определенную дату, с которой они действуют. Это позволяет сформировать тарифный план на перед и позволит жильцам легче прогнозировать свой бюджет.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\22.png


Раздел «Журнал заявок»

Данный раздел является основным «пультом управления» диспетчера. Вся бумажная деятельность заменяется электронной. Данный раздел тесно связан с разделом «Вызов специалиста» в Личном Кабинете жильца.

В общем списке отображаются все заявки на вызов различных специалистов. Если жилец сделает заявку из своего Личного Кабинета, то она сразу же отобразится в этом разделе у диспетчера.

Помимо общих данных, таких как адрес, телефон, желаемое время и описание проблемы, диспетчер может отслеживать статусы заявки. Всего статусов 3:

  1. Новая — заявка только создана и специалист еще не отправлен на выполнение

  2. В пути — специалист отправлен на выполнение заявки

  3. Закрытая — специалист закончил работу

Как только работа будет завершена, житель может поставить оценку (по пятибалльной шкале) и написать комментарий о проведенной работе. Это позволяет диспетчеру контролировать качество работы и иметь постоянный контакт с жильцом.

Если жилец делает заявку по телефону, то диспетчер может занести ее в Журнал заявок, нажав на кнопку «Новая заявка». При этом жилец не может оставить комментарий и оценку о проведенной работе. Поэтому рекомендуется как можно больше жильцов «приучить» к работе с Личным Кабинетом.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\23.png



Постоянно отслеживайте качество работы и сроки ее выполнения. Данный инструмент позволяет делать эти операции практически в автоматическом режиме, тем более, если жилец оставляет заявку на вызов специалиста через свой Личный Кабинет.




Раздел «Объявления»

Программный комплекс «Доверие» позволяет стандартизировать работу с объявлениями и повысить охват жильцов. Перейдите к разделу «Объявления» и Вам отобразится общий список всех объявлений. Данные объявления появляются у жильцов на главной странице, а также отсылаются на почтовый ящик.

Чтобы добавить новое объявление, нажмите на кнопку «Добавить объявления» и перед Вами появится всплывающее окно с различными данными. Полезной функцией является параметр «Публикация», в котором можно задать именно тех жителей, кому адресовано объявление:

  1. Для всех — объявление будет отображаться у всех жильцов.

  2. Для домов — отображение объявлений для определенных домов

  3. Для подъездов — отображение объявлений для конкретных подъездов

  4. Для квартир — отображение объявлений для конкретных квартир

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\24.png


Не забудьте указать заголовок, дату публикации и текст объявления. После нажатия на кнопку «ОК», объявление отобразится в общем списке, а также на главной странице у жителя в Личном кабинете и будет разослано по целевым почтовым ящикам.

Для тех жильцов, которые не пользуются Личным Кабинетом, объявление может быть вывешено в бумажном виде. Для этого выберите из выпадающего меню кнопку «Распечатать объявление».

Помимо хранения всех объявлений в одном месте, раздел «Объявление» позволяет стандартизировать данную деятельность. Все печатные объявления будут выполнены в одном стиле и генерироваться по единой структуре.


Раздел «Ремонт»

В данном разделе ведется мониторинг по производимому ремонту в рамках Управляющей Компании. Модуль рассчитан на генерацию отчетов согласно модели развития кондоминиумов в РК. В общем списке представлены общие данные о текущих и завершенных ремонтах. c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\25.png

Давайте попробуем начать новый ремонт. Для этого нажимаем на кнопку «Начать ремонт» и в отрывшемся всплывающем окне заполним необходимые данные:

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\26.png

Нажмите «ОК» и созданный ремонт отобразится в общем списке. Для просмотра подробной информации нужно нажать на кнопку «Просмотреть» из выпадающего меню. При переходе по ней мы видим детальную информацию, которая будет дополнятся в зависимости от результатов завершения ремонта.

Давайте завершим ремонт. Для этого в выпадающем меню нажмите кнопку «Завершить ремонт». Введите все данные по фактической выполненной работе. Как можно видеть, теперь в подробном описании информация была дополнена.

Перейдите к подробному описанию. Информация разделена на две части. В верхней отображается плановые работы и бюджет, а в нижней фактические результаты по проведенному ремонту. Результат по завершенному ремонту можно вывести на печать, нажав на кнопку «Распечатать». Печать произойдет по специальному формату, в удобной для жителей форме.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\27.png





Вся деятельность, проводимая в данном разделе используется системой для генерации следующих отчетов:

  1. Информация о проведенном ремонте МЖД

  2. Информация по содержанию объектов кондоминиума



Для обеспечения корректности выводимых отчетов, ведите полную регистрацию всех проводимых ремонтных работ в рамках Вашей Управляющей Компании.


Отчеты, как по отдельным ремонтным работам, так и общие отчеты могут публиковаться у жильцов, а также печататься как классические объявления. Это повысит осведомленность жильцов о деятельности Управляющей Компании.




Раздел «Штатное расписание»

В данном разделе мы можем формировать полноценное штатное расписание с окладами, подсчетом налогов и отчислений, а также печатью отчетов. Общий список представляет собой записи должностей, их типом, окладом, количеством персонала в штате и общей суммой.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\30.png

Чтобы добавить новую должность в штатное расписание, нажмите «Добавить должность». Обратите внимание, что при заполнении полей, программа автоматически формирует сводку по отчислениям и чистой ЗП (на руки). Можно совершать обратное действие, программа рассчитывает начисляемую ЗП, в зависимости от чистой ЗП.

c:\users\vinci1\desktop\doverierukovodstvo\cabinet\29.png

Раздел «Отчеты»

На основе всех вводимых данных системой автоматически генерируются стандартные виды отчетов. На данный момент можно сгенерировать следующие отчеты:

  1. Бюджет доходов и расходов (на год, по месяцам)

  2. Бюджет заработной платы (по периодам)

  3. Отчет о выполнении бюджета расходов

  4. Отчет о структуре расходов на содержание и ремонт

  5. Информация о проведенном ремонте МЖД

  6. Информация по содержанию объектов кондоминиума

  7. Информация по наличию приборов учета

  8. Информация по показаниям общедомовых приборов учета

Чтобы выбрать необходимый отчет, просто выберите его из списка. Он откроется в новом окне, где также можно выбрать период (если такая возможность предоставляется). После чего вы можете распечатать выбранный отчет.