uzluga.ru
добавить свой файл
1



«Утверждаю»

«Утверждаю»

























_____________/ ________________ /

___________ /_____________ /



Технические Требования
к Системе Электронного Документооборота
Группы компаний Мечел



на листах


Содержание


1. Введение 4

1.1. Назначение документа 4

1.1. Назначение документа 4

1.2. Резюме 4

1.2. Резюме 4

1.3. Определения и сокращения 4

1.3. Определения и сокращения 4

2. Общее описание 5

2.1. Описание Системы 5

2.1. Описание Системы 5

2.1.1. Цели и задачи Системы 5

2.1.1. Цели и задачи Системы 5

2.1.2. Модули Системы 5

2.1.2. Модули Системы 5

2.2. Функции программного продукта 6

2.2. Функции программного продукта 6

2.3. Характеристики пользователей 7

2.3. Характеристики пользователей 7

2.3.1. Требования к численности рабочих мест 7

2.3.1. Требования к численности рабочих мест 7

2.4. Общие ограничения 7

2.4. Общие ограничения 7

3. Специфические требования 8

3.1. Функциональные требования к Системе 8

3.1. Функциональные требования к Системе 8

3.1.1. Общие требования 8

3.1.1. Общие требования 8

3.1.2. Требования к организационной структуре 10

3.1.2. Требования к организационной структуре 10

3.1.3. Требования к документообороту входящих документов 10

3.1.3. Требования к документообороту входящих документов 10

3.1.4. Требования к документообороту исходящих документов 11

3.1.4. Требования к документообороту исходящих документов 11

3.1.5. Требования к документообороту внутренних документов 11

3.1.5. Требования к документообороту внутренних документов 11

3.1.6. Требования к документообороту организационно-распорядительных документов 12

3.1.6. Требования к документообороту организационно-распорядительных документов 12

3.1.7. Требования к документообороту договоров 12

3.1.7. Требования к документообороту договоров 12

3.1.8. Требования к контролю исполнения заданий 13

3.1.8. Требования к контролю исполнения заданий 13

3.2. Нефункциональные требования к Системе 13

3.2. Нефункциональные требования к Системе 13

3.2.1. Требования к регламентам и нормативной документации 13

3.2.1. Требования к регламентам и нормативной документации 13

3.2.2. Требования к интеграции 14

3.2.2. Требования к интеграции 14

3.2.3. Требования к безопасности 14

3.2.3. Требования к безопасности 14

3.3. Требования к действиям по вводу в эксплуатацию 14

3.3. Требования к действиям по вводу в эксплуатацию 14

3.3.1. Требования к пилотному внедрению Системы 14

3.3.1. Требования к пилотному внедрению Системы 14

3.3.2. Мероприятия со стороны Исполнителя 15

3.3.2. Мероприятия со стороны Исполнителя 15



1.Введение


    1. Назначение документа

Назначение настоящих Технических требований к «Системе электронного документооборота» Группы компаний Мечел, именуемой в дальнейшем Заказчик, состоит в описании требований к информационной системе.

В настоящих Технических требованиях отражено следующее:

  • Цели и задачи информационной системы;

  • Описание системы;

  • Область действия;

  • Функции информационной системы;

  • Функциональные требования к системе;

  • Ограничения к системе.

    1. Резюме

Данный документ представляет собой Технические требования к «Системе электронного документооборота» Группы компаний Мечел. Указанные Технические требования содержат в себе информацию по следующим разделам:

  • Введение. Данный раздел содержит вводную информацию, касающуюся назначения документа, и обобщающую информацию о разделах документа.

  • Общее описание. В данном разделе ставится основная цель и задачи, решаемые Системой, освещаются базовые требования для реализации всего проекта, описывается информационная система и ее основные функции, дается характеристика пользователей и перечень основных ограничений к системе.

  • Специфические требования. Данный раздел посвящен описанию основных требований Заказчика к Системе. Структурно раздел состоит из следующих подразделов:

  • Функциональные требования. В данном подразделе раскрываются цель и задачи Системы в разрезе реализации электронного документооборота Компании.

  • Требования к внешнему интерфейсу. Подраздел включает в себя описание основных требований к действиям по вводу в эксплуатацию.

    1. Определения и сокращения

Термин

Описание

Исполнитель

компания, реализующая проект по созданию системы электронного документооборота

Компания

Группа компаний МЕЧЕЛ

Система

Система электронного документооборота




  1. Общее описание

    1. Описание Системы

      1. Цели и задачи Системы

Целью разработки и внедрения Системы является повышение эффективности работы персонала Компании за счет сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования документов; обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации; уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов; повышения эффективности исполнения заданий и документов, улучшения контроля исполнительской дисциплины.

Система должна решать следующие задачи:

  • Обеспечить регистрацию и хранение электронных копий входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

  • Обеспечить полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде;

  • Обеспечить многопользовательскую работу над документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов;

  • Хранить согласуемые и согласованные документы в едином месте, с функциями быстрого поиска по различным критериям;

  • Предоставить прозрачный механизм согласования, обеспечивающий полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте;

  • Предоставить единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов;

  • Предоставить механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль;

  • Предоставить механизм анализа и отчетности по исполнению поручений.

  • Организовать надежное, оперативное и долговременное хранение документов в рамках электронного архива с возможностью поиска по различным критериям;

  • Обеспечить обновление или сверку сведений о структуре компаний и их сотрудниках с кадровыми системами предприятий;

  • Обеспечить интеграцию с учетными, ERP системами предприятий в части использования общих справочников, обмена данными для целей документарного обеспечения бизнес-процессов;

  • Обеспечить безопасность и доступность сервиса.



      1. Модули Системы

Система должна состоять из следующих модулей, классифицированных по видам обрабатываемых документов и бизнес-процессам:

  • «Организационная структура» (ОС) - описываются все типы участников бизнес-процессов и их отношения.

  • «Входящие документы» (ВхД) - прием, обработка, регистрация, распределение и хранение поступающей (входящей) корреспонденции.

  • «Исходящие документы» (ИсхД) - подготовка, согласование, подписание, регистрация, рассылка и дальнейшее хранение исходящей корреспонденции.

  • «Внутренние документы» (ВнД) - подготовка, согласование, подписание, регистрация, отправка и хранение внутренних документов.

  • «ОРД» (ОРД) - подготовка, согласование, регистрация, хранение и отмена организационно-распорядительных документов.

  • «Договоры» (Д) - подготовка, согласование, регистрация, хранение договоров.

  • «Контроль исполнения» (КИ) – учет, контроль исполнения заданий и подготовка обзорно-аналитический материалов.



    1. Функции программного продукта

Система должна обеспечивать выполнение следующих функций:

  • Создание, редактирование, удаление регистрационных карточек документов в Системе;

  • Обработка и хранение электронных копий документов;

  • Ведение справочников шаблонов типовых документов;

  • Настройка маршрутов и участников согласования;

  • Согласование документов;

  • Делегирование прав и замещение сотрудников при работе с документами;

  • Формирование и контроль исполнения поручений;

  • Проведение анализа и формирование отчетов по исполнению поручений;

  • Обновление/сверка сведений о структуре компаний и их сотрудниках с кадровыми системами предприятий

  • Настройка уведомлений (шаблонов почтовых сообщений, этапов, сроков);

  • Поиск документов по различным критериям;

  • Ведение справочников;

  • Настройка языка интерфейса Системы;

  • Мониторинг событий в Системе.




    1. Характеристики пользователей



      1. Требования к численности рабочих мест

    Компании

    Участники СЭД

    Канцелярий

    Первичных документов в год

    ОАО «Мечел» + ООО «УК Мечел»

    до 500

    20

    30 тыс

    ОАО «ЧМК»

    до 3000

    90

    200 тыс

    ОАО «УК «Южный Кузбасс»

    До 800

    20

    25 тыс




    1. Общие ограничения

  • Система должна быть реализована на платформе Lotus Notes/Domino.

  • Развертывание инфраструктуры Lotus Notes/Domino, регистрация пользователей, установка ПО базовой платформы на рабочие места и сервера не входит в рамки данного проекта.

  • Перед Системой Электронного Документооборота Группы Компаний Мечел не ставится цель реализовать юридически значимый электронный документооборот.




  1. Специфические требования

    1. Функциональные требования к Системе

      1. Общие требования

        1. Система должна быть реализована на платформе Lotus Notes/Domino.

        2. Система должна быть построена на основе Workflow-технологии и поддерживать следующий функционал:

  • моделирование бизнес-процессов;

  • видоизменение бизнес-процессов;

  • управление ролевым доступом;

  • версионность процессов;

  • контроль версионности документов (check in/check out);

  • настройка маршрутов согласования (как последовательного, так и параллельного);

  • уведомление пользователей о приближении или наступлении назначенных сроков;

  • статистика, мониторинг, аудит данных;

  • отчетность.

  • поиск информации по заданным критериям.

        1. Система должна поддерживать возможность настройки языка интерфейса (русский, английский, румынский языки; опционально: литовский, болгарский, казахский языки) для форм, видов и т.д. как для администратора, так и для пользователя Системы. Ведение справочников в Системе должно учитывать возможность выбора языка.

        2. Система должна предоставить репозиторий шаблонов типовых документов категорированных по предприятиям и/или регионам, языкам документов.

        3. Система должна обеспечивать распределенность данных и процессов по серверным площадкам предприятий.

        4. Система должна поддерживать кластерный режим на уровне бизнес-приложений, позволяющий Системе работать непрерывно и без потери данных в случае сбоя в работе основного сервера.

        5. В Системе должен быть реализован электронный архив, позволяющий в автоматическом режиме как помещать документы и связанные с ними копии первичных документов в текущую Систему, так и передавать их далее во внешний корпоративный архив. В рамках создания электронного архива необходимо решить следующие задачи:

  • категоризация документов в архиве и ведение номенклатуры дел;

  • автоматическое помещение делопроизводственных документов в архив после окончания их обработки;

  • создание передаточных описей;

  • фондирование документов;

  • протоколирование операций чтения;

  • контроль выдачи на руки и уничтожения;

  • поддержка версионности для документов.

        1. Система должна предоставлять пользователю единый механизм поиска вне зависимости от среды пользователя и места хранения информации.

        2. Система должна автоматизировать процедуру документационного взаимодействия вышестоящих и нижестоящих организаций.

        3. В Системе должна быть возможность установки связи между входящими, исходящими и внутренними документами.

        4. В Системе должен быть реализован механизм делегирования прав и замещения при работе с документами – возможность предоставления постоянного или временного доступа (для просмотра, согласования, редактирования - то есть все возможности сотрудника, который делегировал свои права) к документам для всех участников данного процесса.

        5. Система должна позволять производить обновление счетчиков регистрационных номеров. Система должна обновлять сквозной порядковый номер документа в регистрационном номере.

        6. Система должна обеспечивать автоматическое уведомление пользователей. Система должна позволять создавать и использовать неограниченное количество шаблонов почтовых сообщений и предоставлять возможность настройки текста уведомлений, используя встроенный язык Lotus @-формул.

        7. Система должна производить автоматическое протоколирование событий, касающихся создания, изменения, открытия документов, а так же отправки уведомлений. Протоколирование должно осуществляться как при ручном, так и при автоматическом изменении учетных карточек документов. Производимые над объектами действия должны отображаться в отдельных закладках этих объектов.

        8. Система должна предоставлять возможность настраивать маршруты согласования документов и, в зависимости от типа документа, сотрудника, создавшего документ, или бизнес-процесса, выбирать необходимый маршрут согласования.

        9. Система должна предоставлять возможность формирования произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в Системе.

        10. Система должна отображать итоговые результаты согласования с учетом всех циклов согласования. Система должна предоставлять возможность просмотра результатов согласования любым участникам, имеющим доступ для просмотра.

        11. Система должна иметь режим жесткого разграничения доступа к документам на право создания, чтения, редактирования.

        12. Система должна предоставлять возможность добавлять резолюции к входящим и внутренним документам. Учетные карточки документов и резолюций в Системе должны отображаться в виде иерархического списка. Система должна позволять к карточкам резолюций прикреплять новые резолюции, тем самым формируя иерархию.

        13. Система должна предоставлять возможность прикрепления и отслеживания исполнения заданий для следующих документов: входящие документы с резолюциями, внутренние документы с резолюциями, ОРД.

      1. Требования к организационной структуре

        1. Система должна поддерживать распределенность между предприятиями и/или регионами. Для каждого предприятия и/или региона может быть быть развернута своя организационная структура. Данные из выделенных организационных структур должны быть объединены в общую организационную структуру.

        2. Сведения о структуре компаний и сотрудниках должны обновляться или сверяться с кадровыми системами предприятий (1C ЗУП 2.5, АСУТП, хранящая данные в РСУБД Oracle (Учет кадров, контрагентов, исполнение договоров на ОАО «ЧМК»)).

        3. Система должна выстраивать уникальные типы взаимоотношения путем создания отношений: «начальник-подчиненный», «участник-должность», «должность-подразделение» и т.д.

        4. Система должна предоставлять возможность создания, ведения и хранения всех участников бизнес-процесса документооборота в соответствии со своим типом.

        5. Для объектов в организационной директории должна быть реализована возможность определять функциональные возможности объекта, функции над объектами и взаимоотношения между объектами (например, получение всех подразделений расположенных ниже по иерархии и т.д ).

      2. Требования к документообороту входящих документов

        1. Система должна позволять вести учет всей входящей корреспонденции, в том числе нерегистрируемой, поступившей из сторонней организации или другого юр. лица.

        2. Система обеспечивать создание учетной карточки входящего документа, в которую можно внести дату документа и исходящий номер, корреспондента, адресатов, заголовок (краткое содержание документа) и т. д. и при необходимости зарегистрировать.

        3. Система должна позволять прикреплять резолюции к входящим документам. В карточку резолюции должно быть возможно внести имя автора резолюции, текст резолюции, исполнителей и срок исполнения резолюции.

        4. Система должна формировать и отправлять уведомления при направлении входящих документов Адресатам, при напоминании Исполнителям о поступившей резолюции и т.д. с прикреплением ссылки на учетную карточку входящего документа и с возможностью настройки текста и параметров уведомлений.

      3. Требования к документообороту исходящих документов

        1. Система должна позволять вести учет исходящей корреспонденции, отправляемой в другие организации с возможностью отслеживания даты отправки письма.

        2. Система должна позволять создавать учетную карточку исходящего документа, в которую можно занести такую информацию как: дата документа и исходящий номер, дата отправки и способ отправки, заголовок (краткое содержание документа), содержание документа в электронном виде и т.д.

        3. Система должна обеспечивать согласование исходящего документа по выбранному маршруту. При желании Система должна отслеживать время, отведенное на согласование, и в случае истечения срока согласования производить автоматическую нотификацию не согласовавших участников.

        4. Система должна обеспечивать регистрацию исходящих документов.

        5. Система должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, зарегистрировать исходящий документ, об успешном согласовании, об истечении срока согласования, о согласовании «по умолчанию» и т.д. с прикреплением ссылки на учетную карточку исходящего документа и с возможностью настройки текста и параметров уведомлений.

      4. Требования к документообороту внутренних документов

        1. Система должна позволять вести учет внутренней корреспонденции, предназначенной для подготовки документов создаваемых внутри организации и адресованных сотрудникам организации.

        2. Система должна обеспечивать создание учетной карточки внутреннего документа, в которую можно занести следующую информацию: Внутренний № документа, дата регистрации, адресат и т.д.

        3. Система должна обеспечивать согласование внутреннего документа по выбранному маршруту. При желании, Система должна отслеживать время, отведенное на согласование, и, в случае истечения срока согласования, производить автоматическую нотификацию не согласовавших участников.

        4. Система должна обеспечивать регистрацию внутренних документов.

        5. Система должна позволять прикреплять резолюции к внутренним документам. В карточку резолюции должно быть возможно внести имя автора резолюции, текст резолюции, исполнителя и срок исполнения резолюции.

        6. Система должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, зарегистрировать внутренний документ, об успешном согласовании, об истечении срока согласования, о согласовании «по умолчанию», при напоминании Исполнителям о поступившей резолюции и т.д. с прикреплением ссылки на учетную карточку внутреннего документа и с возможностью настройки текста и параметров уведомлений.

      5. Требования к документообороту организационно-распорядительных документов

        1. Система должна позволять вести учет организационно-распорядительных документов - приказов и распоряжений, создаваемых внутри организации.

        2. Система должна обеспечивать создание учетной карточки ОРД, состоящей из следующих полей: № документа, дата регистрации, заголовок, исполнители и т.д.

        3. Система должна обеспечивать согласование и подписание ОРД по выбранному маршруту (с возможностью отслеживания времени отведенного на согласование).

        4. Система должна обеспечивать регистрацию нового ОРД и отмену старого ОРД.

        5. Система должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, зарегистрировать ОРД с прикреплением ссылки на учетную карточку ОРД возможностью настройки текста и параметров уведомлений.

        6. Система должна направлять новый зарегистрированный ОРД на ознакомление согласно списку рассылки.

      6. Требования к документообороту договоров

        1. Система должна позволять вести учет договоров и проектов договоров.

        2. Система должна иметь возможность предлагать заготовки типовых договоров утвержденной формы, согласование которых проводится по сокращенному маршруту.

        3. Система должна позволять направлять на согласование и снимать с согласования договор.

        4. Система должна регистрировать согласованный договор.

        5. Система должна отправлять договоры в архив после истечения его срока.

        6. Система должна к карточке договора прикреплять карточку дополнительного соглашения.

        7. Система должна для договоров вести и хранить информацию по исполнению договоров. Данная информация должна содержаться в учетной карточке договора в отдельной закладке.

        8. Система должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, о снятии с согласования, о необходимости зарегистрировать договор с возможностью настройки текста и параметров уведомлений.

      7. Требования к контролю исполнения заданий

        1. Система должна позволять создавать/прикреплять карточки заданий к документам. Карточка задания должна содержать следующие поля: исполнители, текст задания, срок исполнения, и т.д.

        2. Система должна позволять ставить и снимать с контроля задания для исполнителей.

        3. Система должна позволять делегировать права по исполнению задания другому должностному лицу.

        4. Система должна позволять отказываться от исполнения задания с обязательным обоснованием причины.

        5. Система должна позволять переносить срок исполнения заданию.

        6. Система должна позволять направлять задание на проверку и на доработку.

        7. Система должна позволять создавать отчеты по исполнению, как по каждому исполнителю, так и для всех вместе.

        8. Система должна отслеживать срок исполнения и производить своевременную нотификацию пользователей.

    1. Нефункциональные требования к Системе

      1. Требования к регламентам и нормативной документации

        1. Для регулирования деятельности сотрудников Компании в области делопроизводства и документооборота необходимо разработать соответствующие регламенты и нормативные документы. В рамках данных документов должны быть формализованы следующие бизнес-процессы:

  • согласование документов;

  • обработка входящей и исходящей корреспонденции;

  • обработка распорядительных документов;

  • исполнение поручений и контроль исполнительской дисциплины;

  • обработка договоров.

        1. Необходимо систематизировать имеющиеся типовые шаблоны документов MS WORD и расширить их полями для обмена сведениями с учетными карточками документов в Системе.

        2. В рамках реализации задачи необходимо провести обследование предприятий, составить отчет по результатам обследования, предложить единую концепцию электронного документооборота, позволяющую заместить бумажные, заверенные подлинными подписями, листы согласования, поручения на электронные документы, с должной степенью доверия (например, заверенные ЭЦП).

      1. Требования к интеграции

        1. В Системе должна быть реализована интеграция со следующими приложениями:

  • 1С 8.0, 1С ЗУП 2.5 (Учет кадров, контрагентов, исполнение договоров в ОАО «Мечел», ООО «УК Мечел», ОАО «Южный Кузбасс»);

  • АСУТП, хранящая данные в РСУБД Oracle (Учет кадров, контрагентов, исполнение договоров на ОАО «ЧМК»).

      1. Требования к безопасности

При проектировании СЭД необходимо учитывать следующие требования:

  • протоколирование операций чтения и обновления документов;

  • ограничение доступа к документам на основе принадлежности сотрудников к подразделению или назначенной роли или подразделения или роли замещаемого сотрудника;

  • изменения в документах необходимо заверять ЭЦП с использованием встроенных средств Lotus Notes/Domino;

  • хранилище документов должно быть пригодно для инкрементального резервного копирования и восстановления на заданный момент времени;

  • высокая доступность сервиса должна поддерживаться с помощью кластерных технологий.




    1. Требования к действиям по вводу в эксплуатацию

      1. Требования к пилотному внедрению Системы

Пилотное внедрение Системы должно быть осуществлено на ниже перечисленных предприятиях:

  • ОАО «Мечел»;

  • ООО «УК Мечел»;

  • ОАО «ЧМК» (без зависимых предприятий);

  • ОАО «Угольная компания «Южный Кузбасс» (без зависимых предприятий).



      1. Мероприятия со стороны Исполнителя

Исполнитель должен:

  • организовать поставку, установку и настройку Системы;

  • провести обучение администраторов, инструкторов, фокусных групп пользователей и подготовить электронные курсы для обучения остальных пользователей Системы.

  • обеспечить сопровождение Системы в период опытной эксплуатации.