uzluga.ru
добавить свой файл
1


Управление содержанием проекта

Курс «Управление проектами»

Раздел стандарта PMBoK №5

Лектор: Рылов Всеволод Юрьевич, консультант, директор, старший преподаватель

Цели лекции

  • Определение содержания проекта и основных документов по содержанию

  • Планирование содержания проекта

  • Формулировка содержания проекта и/или продукта

  • Принципы построения Иерархической Структуры Работ (ИСР) и словаря ИСР

  • Управление содержанием проекта



Управление содержанием проекта - введение

  • Включает в себя процессы, обеспечивающие включение в проект всех тех и только тех работ, которые необходимы для успешного выполнения проекта

  • Непосредственно связано с определением и контролем того, что включено и что не включено в проект



Управление содержанием проекта - введение

  • PMI PMBOK 2004 (разделы 5.x):

    • Планирование содержания
    • Определение содержания
    • Создание ИСР (иерархической структуры работ)
    • Подтверждение содержания
    • Управление содержанием
  • Процессы взаимодействуют друг с другом, с процессами других областей знаний

  • Каждый процесс происходит в каждом проекте минимум один раз в одной или нескольких фазах проекта



Проекты и продукты

  • Содержание продукта — свойства и функции, которые характеризуют продукт, услугу или результат

  • Содержание проекта — работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с указанными характеристиками и функциями

  • Мы рассматриваем процессы управления содержанием проекта





Планирование содержания

  • Для каждого проекта требуется совокупность:

    • Инструментов
    • Источников данных
    • Методологий
    • Процессов и процедур
    • Прочих факторов
  • Важно обеспечить соразмерность трудозатрат на операции по управлению содержанием проекта размеру, сложности и важности проекта



Планирование содержания

  • План управления содержанием проекта является инструментом планирования, описывающим:

    • как проектная команда будет формулировать содержание проекта
    • как будет разрабатываться подробное описание содержания проекта
    • способы определения и разработки иерархической структуры работ (ИСР)
    • методы проверки и контроля за содержанием проекта


Планирование содержания - контекст



Планирование содержания: входы

  • Факторы внешней среды предприятия

    • Культура, инфраструктура, инструменты
    • Человеческие ресурсы, политика в отношении персонала и ситуация на рынке
  • Активы организационного процесса

    • Формальные и неформальные правила действующие в компании
    • Процедуры и регламенты регулирующие деятельность по планированию содержания
    • Историческая информация о предыдущих проектах


Планирование содержания: входы

  • Устав проекта

    • документ формально авторизующий и обосновывающий проект
  • Предварительное описание содержания проекта

    • описывает и документирует характеристики и границы проекта и связанные с ним продукты и услуги
  • План управления проектом

    • определяет, как должен выполняться, контролироваться и закрываться проект


Планирование содержания: инструменты и методы

  • Экспертная оценка

    • Оценка того, как в равноценных проектах произведено управление содержанием
  • Шаблоны формы стандарты

    • Шаблоны ИСР
    • Шаблон плана управления содержанием
    • Формы управления изменением содержания


Планирование содержания: выходы, результаты

  • План управления содержанием

    • Процесс подготовки подробного описания содержания
    • Процесс создания ИСР, определение способов поддержания и одобрения ИСР
    • Процесс формальной процедуры верификации и приемки завершенных результатов поставки проекта
    • Процесс, контролирующий обработку запросов на изменение в подробном описании содержания проекта, связанный с процессом общего управления изменениями


Определение содержания

  • Подготовка подробного описания содержания проекта — ключевая составляющая успеха проекта

  • Основывается на предварительном описании содержания проекта, потребностях, пожеланиях и ожиданиях участников проекта

  • Формулирует требования, допущения и ограничения

  • Допущения и ограничения обязательно должны анализироваться на полноту и непротиворечивость, а при необходимости - дополняться



Определение содержания - контекст



Определение содержания: входы

  • Активы организационного процесса

    • правила, регламенты, инструкции
  • Устав проекта (либо аналогичный набор сведений)

  • Предварительное описание содержания (либо эквивалентный по информационной емкости документ)

  • План управления содержанием

  • Одобренные запросы на изменения

    • влияют на содержание, качество, смету, расписание проекта
    • часто идентифицируются и одобряются


Определение содержания: инструменты и методы

  • Анализ продукта

    • Преобразование целей продукта в материальные результаты поставки и требования
    • Иерархическая структура продукта
    • Системный анализ и инжиниринг
    • Метод оптимизации выгод
    • Анализ стоимости
    • Функциональный анализ
  • Выявление альтернатив

    • Методы общего менеджмента (peer-review и т.д.)
    • Мозговой штурм


Определение содержания: выходы, результаты

  • Описание содержания проекта

    • Описывает результаты поставки проекта
    • Работы, необходимые для создания этих результатов поставки
    • Дает общее представление о проекте всем его участникам
    • Регламентирует рамки проекта, что позволяет определить контекст поступивших запросов на изменения (попадают ли они в заранее определенные границы проекта)
    • Является базой для планирования и определения работ, управления содержанием проекта


Описание содержания проекта

  • Цели проекта (обязательно измеримые)

  • Определение содержания продукта

    • детализируются по мере уточнения характеристик продукта
  • Требования к проекту

    • условия и возможности результатов поставки
    • определен приоритет
  • Границы проекта

    • часто явно указывают на то, что не включается в продукт, услугу или иной результат


Описание содержания проекта

  • Результаты поставки проекта

    • Продукты, услуги, побочные результаты, отчеты и документация
  • Критерии приемки проекта

  • Ограничения проекта

    • Утвержденный предварительный бюджет
    • Контрольные события расписания
    • Условия контракта
  • Допущения проекта

    • Факторы, влияющие на содержание проекта
    • Потенциальный эффект «ложных» допущений


Описание содержания проекта

  • Определение первоначальной команды проекта

  • Изначально сформулированные риски

  • Ограничения финансирования

  • Сметную стоимость

    • Ожидаемое значение
    • Модификатор точности
  • Требования к управлению конфигурацией

  • Дополнительные спецификации и стандарты

  • Требования к одобрению

    • Целей, результатов поставки, документов


Определение содержания: выходы, результаты

  • Запрошенные изменения

    • Вырабатываются уже на стадии определения содержания
    • Могут затрагивать план управления проектом и его вспомогательные планы
    • Обрабатываются в рамках процесса общего управления изменениями
  • План управления содержанием проекта (обновленный)

    • Включение одобренных запросов на изменение (и связанные с этим работы)


Создание иерархической структуры работ (ИСР)

  • ИСР – это согласованная с результатами поставки иерархическая декомпозиция работ, для достижения целей проекта и создания оговоренных результатов поставки

  • Подразделяет работы проекта на более мелкие и управляемые части

  • Для низших элементов ИСР (пакетов работ) можно определять график выполнения, сметную стоимость осуществлять контроль и наблюдение за ними



Создание ИСР - контекст



Создание ИСР: входы

  • Активы организационного процесса

  • Описание содержания проекта

  • План управления содержанием проекта

  • Одобренные запросы на изменения

    • Документированные, авторизованные изменения, изменяющие или оговаривающие содержание проекта
    • Одобренные запросы на изменение могут также изменять внутренние правила, планы управления проектом, процедуры, затраты или бюджет, а также расписания


Создание ИСР: инструменты и методы

  • Шаблоны ИСР

    • ИСР предыдущего проекта часто могут служить шаблоном для нового проекта (схожесть жизненных циклов, результатов поставки и т.д.)
    • В многих областях проектной деятельности существуют стандартные шаблоны которые могут быть взяты за основу при формировании ИСР конкретного проекта


Создание ИСР: инструменты и методы

  • Декомпозиция

    • Это разделение результатов поставки проекта на более мелкие и более управляемые элементы; декомпозиция выполняется до тех пор, пока работа и результаты поставки не определяются на уровне пакетов работ
    • Уровень пакетов работ является низшим и представляет собой точку, в которой стоимость и график работ могут быть оценены с достаточной степенью достоверности. Уровень детализации пакетов работ будет варьироваться в зависимости от размера и сложности проекта


Создание ИСР: инструменты и методы



Декомпозиция работ

  • Декомпозиция всей совокупности проектных работ обычно включает в себя следующие операции:

    • Определение результатов поставки и работ для их достижения
    • Структурирование и организация ИСР
    • Разбиение верхних уровней ИСР на детализированные элементы нижних уровней
    • Разработка и присвоение идентификационных кодов элементам ИСР
    • Проверка необходимости и достаточности степени декомпозиции работ




Основа для ИСР

  • Использование основных результатов поставки и подпроектов в качестве первого уровня декомпозиции

  • Использование подпроектов, где подпроекты могут разрабатываться сторонними организациями

  • Использование фаз жизненного цикла проекта в качестве первого уровня декомпозиции, а результатов поставки проекта – в качестве второго уровня

  • Использование разных подходов в каждом ответвлении ИСР



Создание ИСР – общие правила

  • Требуется разделение работ по каждому из результатов поставки или подпроектов на основные элементы, где элементы ИСР представляют собой поддающиеся проверке продукты, услуги или результаты

  • Каждый элемент должен быть четко и полно определен и закреплен за конкретным исполняющим подразделением, отвечающим за выполнение данного элемента ИСР

  • При определении элементов указывается, как в действительности будет выполняться и контролироваться работа проекта





Создание ИСР: выходы, результаты

  • Описание содержания проекта (обновление)

  • Иерархическая структура работ

  • Словарь ИСР — сопроводительный документ

    • Подробное описание элементов ИСР
    • Информация о контрольных точках, бюджете и пакетах работ
    • Информация о контрактах, необходимых ресурсах, требования к качеству
  • Базовый план по содержанию = описание содержания проекта + ИСР + словарь ИСР

  • План управления содержанием (обновления)

  • Запрошенные изменения



Подтверждение содержания

  • Формальное принятие участниками проекта завершенного содержания проекта и относящихся к нему результатов поставки

  • Проверка результатов поставки для определения полной готовности каждого из них

  • Не следует путать с контролем качества — являющегося проверкой на соответствие требованиям и проводимого до поставки



Подтверждение содержания – контекст



Подтверждение содержания: входы

  • Описание содержания проекта

  • Словарь ИСР

  • План управления содержанием проекта

  • Результаты поставки — это полностью или частично достигнутые результаты проекта. Они являются выходом процесса руководства и управления исполнением проекта



Подтверждение содержания: инструменты и методы

  • Инспекция — измерение, изучение и проверка служащие для определения соответствия работ и результатов требованиям и критериям приемки продукта



Подтверждение содержания: выходы, результаты

  • Принятые результаты поставки

    • Документируют прошедшие приемку результаты поставки
    • Не принятые результаты документируются с указанием причин
    • Обязательно включает в себя документы от заказчика подтверждающие факт приемки результатов проекта
  • Запрошенные изменения

  • Рекомендуемые корректирующие действия — документированные рекомендации



Управление содержанием

  • Воздействие на факторы, создающие изменение содержания проекта

  • Контролирование эффекта, производимого изменениями

  • Интегрировано в процесс управления проектом

  • Неконтролируемые изменения — сдвиг содержания проекта



Управление содержанием - контекст



Управление содержанием: инструменты и методы

  • Система управления изменениями

    • Определяет процедуры посредством которых могут быть изменены содержание проекта и содержание продукта
    • Содержит систему отслеживания, уровни одобрения/состояния необходимые для авторизации изменений
    • Управление изменениями содержания должно быть согласовано со всеми соответствующими условиями контракта


Управление содержанием: инструменты и методы

  • Анализ отклонений

    • Для оценки величины используются метрики и измерения эффективности проекта
    • Важно определение причин отклонения по сравнению с базовым планом по содержанию и определение корректирующих действий
  • Корректировка планов

    • Одобренные запросы на изменения оказывающие влияние на содержание могут повлечь изменение ИСР, словаря ИСР, описания содержания и плана управления содержанием, что может привести к необходимости корректировки общего плана проекта и его частей


Управление содержанием: инструменты и методы

  • Система управления конфигурацией

    • Процедуры для каждого состояния результатов поставки
    • Обеспечивает надлежащие рассмотрение и фиксацию запрошенных изменений содержания проекта перед тем как они будут рассмотрены в рамках общего процесса управления требованиями


Управление содержанием: выходы, результаты

  • Рекомендуемые корректирующие действия

    • Документированные шаги в целях приведения ожидаемой будущей эффективности в соответствии с планом управления и описанием содержания проекта
  • Обновление активов организационного процесса

    • Причины отклонений
    • Логика выбора корректирующего действия
    • Прочие накопленные знания из системы управления изменениями содержания проекта
    • Документируются и в базе данных активов орг. процесса