uzluga.ru
добавить свой файл


Архивы электронных документов: опыт реализации проектов


Расходы на ведение традиционного архива

  • Бумага

  • Амортизация и сервисное обслуживание принтеров

  • Расходные материалы

  • Помещения для хранения (аренда, коммунальные платежи)

  • Трудозатраты на печать, удостоверение и поиск документов



Банки: самые массовые документы

  • Мемориальные ордера

  • Кассовые ордера

  • Внебалансовые ордера



ИБС SC BANK NT: процесс подготовки документов

  • Разработаны форматы документов (XML)

  • Реализовано формирование ЭД

  • Гибкая классификация ЭД по характеру операции

  • Интеграция с СКЗИ

  • Настройка маршрутов удостоверения ЭД

  • Формирование и удостоверение описи в форме ЭД

  • Группировка документов в электронные дела и их передача в SC-АРХИВ



Преимущества подхода

  • Интеграция в операционные процессы

  • Привычная для специалистов банка среда работы



Электронные документы: особенности

  • Консервативность специалистов

  • Нормативно-правовые акты не в полной мере отражают особенности работы ЭД в архиве

  • Недостаточное внимание со стороны руководства, определение ответственности



Электронные документы: особенности

  • Номенклатура дел и классификация

  • Сроки хранения

  • Полнота информации в документах

    • для обеспечения взаимосвязей документов
    • для воспроизведения форм внешнего представления


SC-АРХИВ

  • Прием документов из разнородных источников в различных форматах (ASCII, XML, PDF, проч.)

  • Проверка подлинности документов при приеме на архивное хранение

  • Проверка целостности документов при получении документа из архива и по расписанию (СТБ 1176.1-99)

  • Учет документов в архиве

  • Гибкая система управления доступом к документам:



SC-АРХИВ

  • Раздельное хранение реквизитов документов и самих документов:

    • Упрощает регламентные процедуры резервного копирования базы данных
    • Обеспечивает дополнительную защиту от НСД
  • Использование различных устройств для физического хранения:

    • Традиционные дисковые массивы
    • Специализированный ПТК EMC Centera


SC-АРХИВ

  • Регистрация новых устройства хранения в процессе эксплуатации

  • Организация распределенного хранения больших объемов документов: прием свыше миллиона документов в день, эффективное сжатие

  • Автоматическое создание двух экземпляров документов: рабочий и эталон

(в том числе на разнородных устройствах)
  • Контроль уникальности документов при загрузке в архив



SC-АРХИВ

  • Динамическое формирование метаданных архива и форм внешнего представления документов по их содержимому:

    • оптимизация объемов хранения
    • поддержка версий форматов документов и форм внешнего представления
  • Прозрачное для пользователя объединение массивов документов, в том числе хранящихся на различных устройствах

  • Эффективные механизмы поиска документов

  • Утилизация документов с истекшим сроком хранения



Преимущества решения



Благодарю за внимание