uzluga.ru
добавить свой файл
1

Шуклина О. (516 гр.)

Научный руководитель: преподаватель А.С. Прокурина

Орловский государственный институт искусств и культуры


Организация электронного документооборота
в Департаменте сельского хозяйства Орловской области



Основная функция любого государственного учреждения – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. Объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности, поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом [4].

Департамент сельского хозяйства Орловской области (далее - Департамент) является органом исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области, уполномоченным в сферах сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности, ветеринарии, торговли и потребительских ресурсов, племенного животноводства [2].

Структура Департамента включает: руководителя, структурные подразделения и отделы. Структурными подразделениями Департамента являются управления по основным направлениям деятельности, которые образуются отделы, а также в структуре Департамента имеются отделы, не входящие в состав управлений. В Департаменте имеется ведомственный архив.

Деятельность Департамента, как практически любого учреждения, связана с созданием, обработкой, движением, поиском и хранением документов. Форма работы с документами в данном учреждении смешанная. Значительную часть работ по документационному обеспечению выполняет помощник руководителя Департамента, а некоторые другие виды деятельности выполняют специалист второй категории приемной руководителя, заместители начальника управлений, заведующие отделами и их подчиненные. Их функции заключаются в самостоятельном создании документов на компьютере и их тиражировании.

Помощник руководителя Департамента выполняет следующие должностные обязанности:

  • принимает и регистрирует входящую документацию;

  • регистрирует и отправляет исходящую документацию;

  • копирует необходимые документы;

  • ведет учет бланкового материала;

  • осуществляет контроль за сроками исполнения документов;

  • ведет оформление номенклатуры дел отдела и готовит документы к сдаче в архив;

  • оформляет командировочные удостоверения работникам Департамента;

  • принимает и отправляет сообщения по электронной почте.[3]

Департамент придерживается ведения традиционного делопроизводства. Юри­дически значимые электронные документы в данном учреждении не применяются.

Регистрация документов является одной из основных работ делопроизводителя в организации. В Департаменте используется только журнальная форма регистрации документов. В журналы заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы.

Документооборот в организации за последние годы значительно возрос. В 2010 г. он составил 17 824 документа, что на 1 035 больше чем в 2009г. Это связано, в частности, с увеличением потоков исходящей и входящей корреспонденций, большим тиражированием документов.

Сотрудникам все труднее становится обрабатывать большие объемы документов традиционным способом. Вследствие этого возникают следующие проблемы:

  • потеря документов;

  • задержки прохождения и исполнения;

  • избыточность документооборота;

  • противоречивость принимаемых решений;

  • бесконтрольность исполнителей;

  • невозможность восстановить истории работы с документами

  • большие затраты рабочего времени (до 30%) .

Для решения этих проблем и совершенствования работы с документами учреждения необходимо переходить от простого использования офисных технологий персональных компьютеров и аппаратных средств к внедрению систем электронного документооборота (СЭД). В качестве системы автоматизации работы с документами в Департаменте можно порекомендовать высокофункциональную СЭД «ДЕЛО» компании «Электронные офисные системы».

СЭД «ДЕЛО» ориентирована на нормы отечественного делопроизводства и хорошо учитывает российскую практику работы с документами. Система поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. В состав СЭД «ДЕЛО» входят следующие базовые модули:

  • модуль «Документы»

  • модуль «Отчеты»

  • модуль «Пользователи»

  • модуль «Справочники».

Модуль «Документы» предназначен для регистрации любых типов документов в соответствии с требованиями ГСДОУ: регистрация обращений граждан; организация работы с проектами документов; создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; поиск документов по содержанию и реквизитам; организация совместной работы с документами большого числа должностных лиц; сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; формирование дел; печать регистрационной карты и реестров.

Модуль «Отчеты» обеспечивает соответственно построение отчетов стандартных видов: справка-напоминание, сведения о документообороте, сводка об исполнении, сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам, сведения о работе должностных лиц (подразделений) с документами, сведения о работе пользователей.

Модуль «Пользователи» предназначен для регистрации пользователей и предоставления им прав доступа к информации и функционалу системы.

Модуль «Справочники» предназначен для настройки системы на структуру организации и особенности ее делопроизводства.

Также СЭД «ДЕЛО» включает опционные подсистемы, которые поставляются отдельно (исключение составляет подсистема «ДЕЛО-WEB»), которая предназначена для удаленной работы с документами через Internet\Intranet.

Для каждого документа в системе “ДЕЛО” формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: приказы, распоряжения, договоры, акты, счета и т.д., в том числе и проекты документов. РК содержит полный набор реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства.

Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые поля могут создаваться пользователями самостоятельно для каждого вида документов в отдельности.

К карточке может быть “прикреплено” любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться непосредственно в организации с использованием сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру.

По мере функционирования системы в ней накапливается информационная база документов учреждения. Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РК, а также поиск по тексту документа. При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

В СЭД “ДЕЛО” реализован механизм управления ходом работ (workflow), обеспечивающий обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции с указанием исполнителей документа, а также факт оформления отчета об исполнении документа. Исполненные документы списываются в дело.

В системе “ДЕЛО” реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. Система позволяет формировать реестры рассылки, осуществлять надпечатку конвертов, отправлять документы с помощью систем электронной почты. Документы, отправляемые с помощью электронной почты, могут быть защищены шифрованием и заверены электронно-цифровой подписью [5].

Программный продукт «ДЕЛО» эффективнее других систем электронного документооборота, так как предназначен не только для делопроизводственных служб: секретариатов, канцелярий, общих отделов и т. д. Система автоматизирует также деятельность непосредственно участников документооборота: руководителей, специалистов – то есть всех сотрудников, работающих с документами, что является очень важным при смешанном документообороте в данной организации.

Таким образом, следует отметить следующие преимущества СЭД «ДЕЛО»:

  • неограниченное увеличение масштабов системы;

  • оптимальная цена лицензии по соотношению цена-качество;

  • простой и удобный интерфейс;

  • открытая архитектура, позволяющая самостоятельно дорабатывать функционал системы;

  • отсутствие дополнительных СУБД, что значительно удешевляет систему, упрощает ее применение;

  • простота внедрения и использования и т. д.[4]

Внедрение системы «ДЕЛО» в Департаменте позволит:

  • организовать централизованное хранение документов;

  • повысить эффективность информационного и документационного обеспечения управления;

  • автоматизировать процесс регистрации, согласования, подписания и выпуска документов в Департаменте;

  • создать единое информационно-коммуникационное пространство, объединяющее всех сотрудников, участвующих в общих управленческих процессах;

  • обеспечить автоматическое формирование аналитических отчетов по документообороту и исполнительной дисциплине;

  • значительно ускорить поиск необходимых документов;

  • осуществлять полное протоколирование работы пользователей;

  • повысить информационную открытость и прозрачность деятельности Департамента.

По расчетам срок окупаемости системы для данного учреждения составит 2 года, что, например, меньше срока окупаемости системы «Directum» на 6 месяцев (окупаемость «Directum» – 2 года и 6 месяцев).

Организации электронного документооборота в Департаменте могут помешать следующие проблемы:

  1. сопротивление сотрудников внедрению СЭД;

  2. непонимание содержания, роли и места СЭД в деятельности организации;

  3. недостаточная техническая оснащенность современными персональными компьютерами и дополнительной техникой; неразвитость компьютерных сетей;

  4. низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры (как исполнителей так и руководителей и – особенно специалистов, отвечающих за делопроизводственные технологии);

  5. сложность финансирования проекта внедрения СЭД;

  6. отсутствие унификации и стандартизации делопроизводственных процедур.

Для решения этих проблем в организации следует принять следующие меры:

  1. одному из руководителей следует вести разъяснительную работу с кадрами о переходе на электронный документооборот;

  2. подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений;

  3. приобрести новую современную компьютерную технику (компьютеры, сканеры, копировально-множительные аппараты);

  4. пройти курсы повышения квалификации сотрудникам, работающим с документами и специалистам в области информационных технологий;

  5. начать внедрение с небольшого пилотного проекта (прототип системы, который не реализует всю требуемую функциональность), задачей которого будет являться выявление эффекта от организации электронного документооборота, определение удобства использования системы;

  6. подготовить и принять предложения по унификации и стандартизации делопроизводственных процедур.

Ввод в эксплуатацию СЭД «ДЕЛО» позволит Департаменту перейти к единой схеме работы с документами, повысить оперативность принятия и исполнения управленческих решений, что, несомненно, позитивно отразится на эффективности управления и работе учреждения в целом.


Список источников и литературы:

  1. Закон Орловской области «Об информатизации и информационных ресурсах Орловской области» от 13.05.2008 г. № 774-ОЗ – Режим доступа: http://www.adm.orel.ru/index.php?head=20&part=60– Загл. с экрана

  2. Положение о Департаменте сельского хозяйства Орловской области (утверждено постановлением Правительства Орловской области от 30.04.2009г. №21).

  3. Должностной регламент государственного гражданского служащего Орловской области, замещающего должность помощника руководителя Департамента сельского хозяйства Орловской области (утвержден приказом Заместителя Губернатора и Председателя Правительства Орловской области – руководителем Аппарата губернатора и Председателя Правительства Орловской области от 12.05.2009г. №54)

  4. Сурадейкина, Е. В. Автоматизация делопроизводственных процессов.// Делопроизводство.- 2008. - №3. –с.45-50.

  5. Электронные офисные системы [Электронный ресурс]: Система «ДЕЛО». - Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/. - Загл. с экрана