uzluga.ru
добавить свой файл

Хабарова И. (316 гр.)

Научный руководитель: кандидат физико-математических наук, доцент Аксюхин А.А.

Орловский государственный институт искусств и культуры


Новые информационные технологии в документационном
обеспечении управления



Понятие “технология” используется в производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

Управленческая деятельность в организации также основана на переработке информации и производстве новой информации, что позволяет говорить о наличии технологии преобразования исходных данных в результатную информацию, т. е. информационная технология – это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств [1].

Информационная технология должна быть ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также на повышение их надежности и оперативности. В организационных системах применяют автоматизированные информационные технологии, т. е. человеко-машинные технологии. Из всех видов человеко-машинных технологий информационные технологии сферы управления предъявляют самые высокие требования к “человеческому фактору”, оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

Информационные технологии в соответствии с различием информационных процессов можно классифицировать на технологии:

  • сбора информации;

  • передачи информации;

  • накопления информации;

  • обработки информации;

  • хранения информации;

  • представления информации;

  • использования информации [2, c.154].

Можно выделить две стратегии разработки реализации современных информационных технологий в управленческой деятельности.Первая стратегия – информационная технология – приспосабливается к организационной структуре в ее существующем виде; происходит модернизация сложившихся методов работы: во-первых, рационализируются рабочие места, происходит перераспределение функций между техническими работниками (операторами), специалистами (администраторами); во-вторых, происходит слияние функций сбора и обработки информации.

Вторая стратегия – организационная структура – модернизируется таким образом, чтобы информационная технология дала наибольший эффект: во-первых, основной стратегией являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных; во-вторых, вводятся новые рабочие места, ликвидируются старые должности, производится запроектированное перераспределение обязанностей практически между всеми сотрудниками фирмы; в-третьих, разрабатывается новое нормативно-методическое обеспечение по организации документационного обеспечения, проводится всеобщее переобучение сотрудников в работе по новым технологиям. Для обеих стратегий принципиально меняется подход к использованию информационной техники: она становится основой типового оснащения рабочего места в офисе [2, c.158].

Для новых информационных технологий характерны:

  • работа пользователя в режиме манипулирования данными; пользователь должен “видеть” средства вывода (экран, принтер) и “действовать” с помощью средств ввода (клавиатура, мышь, сканер);

  • сквозная информационная поддержка на всех этапах прохождения информации на основе интегрированной базы данных, предусматривающая единую унифицированную форму представления, хранения, поиска, восстановления и защиты данных;

  • безбумажный процесс обработки документа, при котором на бумаге фиксируется только окончательный вариант документа, а промежуточные версии и необходимые данные записаны на машинные носители и доводятся до пользователя через экран видеотерминала;

  • интерактивный (диалоговый) режим решения задачи с широкими возможностями для пользователя;

  • возможность адаптивной перестройки формы и способа представления информации в процессе решения задачи.

Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства должно создать аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения и организации. При этом предлагается достижение следующих целей:

  • единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

  • объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

  • использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т. д.;

  • обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

Программные системы автоматизации делопроизводства и документооборота могут быть классифицированы по следующим характеристикам:

  • используемым технологиям делопроизводства;

  • соответствию основным задачам делопроизводства;

  • функциональным характеристикам систем;

  • программной реализации;

  • стоимостным показателям.

Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы в первую очередь на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем – обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости операций по обработке документов. Система “БОСС-Референт” компании “Ай-Ти” разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы “Lotus Development Corporation”, который представляет собой средство проектирования системы поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.

Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, соответствуют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций, в частности, следующим:

1. Учетной обработке всех видов документов.

2. Уникальности номера.

3. Поддержке работы с текстом документа.

4. Связанности документов.

5. Согласованности с другими подсистемами.

6. Распределенности документооборота.

7. Ограниченности доступа [2, c.170,171].

Для конкретной организации может быть важна не вся совокупность потребительских свойств системы, а только некоторые из них. С одной стороны, именно присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны, разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием, и в каждой из них могут появиться те или иные характеристики, отсутствовавшие в более ранних версиях.

Внедрение автоматизированных информационных систем способствует повышению качества работы организации путем получения актуальной, достоверной и непротиворечивой информации, позволяющей оптимально решать задачи планирования, управления и контроля.

Автоматизация процессов делопроизводства не только существенно расширяет рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота, но и создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс.

Список источников и литература:

  1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета от 29.07.2006, № 165.

  2. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления./ А.В. Пшенко.- М.: Издат. центр «Академия», 2007.-176 с.