uzluga.ru
добавить свой файл
1


Полезина Ю. (416 гр.)

Научный руководитель: кандидат педагогических наук, доцент Деденева А.С.

Орловский государственный институт искусств и культуры


Стандартизация и унификация
организационно-распорядительной документации



Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Документированная информация составляет основу управления. В документах, как считают ученые, сосредоточено до 85% информационных ресурсов организации. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления - от рядового исполнителя до руководителя. Успешная деятельность любого предприятия, компании, фирмы невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления. По мнению Андреевой В.И., от организации делопроизводства в целом зависят оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. [3]

К настоящему времени созданы нормативно - правовая и научно - методическая базы для ведения оптимального делопроизводства в федеральных органах власти, а также в учреждениях, предприятиях, местных органах власти: Федеральный закон от 27.072006г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; постановление Правительства РФ от 15.06.2009г. №477 «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (2009) и другие. [4]


Нормативное регулирование вопросов документационного обеспечения управления во многом предопределяется также необходимостью в существовании правил работы сотрудников в условиях внедрения информационных технологий. Эффективное внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и требования, которые закрепляются в соответствующих нормативных и методических документах. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота - разработке и внедрению корпоративных стандартов, инструкций и регламентов.

Именно поэтому основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, кото­рая может дать экономический эффект, достигаемый за счет сниже­ния затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Под унификацией в широком смысле понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. [5]

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. [6]

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Целями стандартизации и унификации документов являются:

- рационализации процессов подготовки, исполнения, поиска документов;

- сокращения документопотоков;

- повышения культуры управления и создания оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации. [7]

Управленческая документация является основой управления любой организации, а ее качество обеспечивает осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим оптимизацию и эффективность процесса управления.

^ Управленческий документ - это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными, прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления. [8]

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные организационно - распорядительные документы (ОРД). Они в равной степени представляют интерес для работников, как канцелярии, так и экономических служб. Потому, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документированных в ОРД. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) ОРД систематизирована по следующим функциям:

  • создание организации, предприятия;

  • реорганизация организации, предприятия;

  • ликвидация организации, предприятия;

  • приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

  • распорядительная деятельность организации, предприятия;

  • организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

  • оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных функций ОРД классифицируют на три группы:

  • организационные (положение, устав, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений;

  • распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

  • справочно-информационные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, письмо). [6]

Оформление организационно - распорядительной документации осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. [2] Стандарт жёстко не оговаривает перечень ОРД, на которые он распространяется. Стандартом установлены: состав реквизитов документов (определено 30 реквизитов); требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

Унификацию и стандартизацию организационно-распорядительной документации следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Именно поэтому в современных условиях, работа в области унификации и стандартизации документационного обеспечения управления направлена на обеспечение дальнейшего развития и повышения эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, которые необходимо последовательно объединить в общегосударственную систему сбора и обработки информации. А также расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.



Список источников и литературы:

  1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон РФ от 27.07.2006г. №149-ФЗ // Собрание законодательства РФ. - 2006. - №31. - Ст. 3448.

  2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Росархив; ВНИИДАД, 2003. - 60с.

  3. Андреева, В.И. Составление и оформление управленческой документации / В.И. Андреева // Секретарское дело. - 2003. - №1. - С.24- 29.

  4. Кузнецова, Т.В. Нормативно-методические акты, определяющие порядок документирования и работы с документами / Т.В.Кузнецова// Делопроизводство.-2007.-№4.-С.10-15.

  5. Кузнецова, Т.В. Основные направления унификации документов на современном этапе // Делопроизводство. - 2009. - №1. - С.19-22.

  6. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М.: ВНИИДАД, 2003. - 90с.

  7. Санкина, Л.В. Совершенствование документов методами стандартизации и унификации / Л.В.Санкина // Секретарское дело. -2003. - №4. - С.32-35.

  8. Сокова, А.Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов / А.Н. Сокова // Делопроизводство. - 2004. - №2. - С.4-7.

  9. Янковая, В.Ф. ГОСТы, которые мы выбираем / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. - 2004. - №7. - С.27-31.