uzluga.ru
добавить свой файл
1

Модуль 18. Текстовый процессор


(Подготовлено доцентом Санкт-Петербургского торгово-экономического института

В. Н. Египко)


Основные понятия

Текстовые процессорыэто прикладные программы, предназначенные для создания текстовых документов, которые могут содержать кроме монолитного текста также списочные структуры, таблицы, деловую и иллюстрационную графику. Традиционной целевой установкой таких программ является разработка текстового документа для последующей его распечатки, т.е. создания так называемой «твердой» копии документа.

Наличие развитых функций верстки сложных текстовых документов позволяет использовать текстовые процессоры и в качестве малотиражных настольных издательских систем (DTP).

Современные текстовые процессоры позволяют создавать и чисто электронные документы для безбумажного делопроизводства (автоматизированного офиса), а также для публикации в Интернете в формате веб-страниц.

Текстовые процессоры могут использоваться автономно, но чаще они применяются в составе комплексов офисных приложений, включающих в себя также табличные процессоры, системы управления базами данных и графические редакторы. Технология связывания и встраивания объектов OLE, поддерживаемая операционными системами, предоставляет пользователю возможность создания составных документов, в которые включаются фрагменты документов других офисных форматов.


^ Типовые операции в среде текстовых процессоров

1. Ввод, редактирование и форматирование текста


В процессе создания текстового документа следует учитывать такие особенности компьютерной верстки:

  1. Перед вводом текста следует проверить и при необходимости установить желаемый формат страницы. При этом первоначально необходимо выбрать размер листа (чаще формата А4, т.е. 210х297мм) и один из двух возможных вариантов ориентации листа: традиционная Книжная или Альбомная. Далее можно установить отступы от четырех краев листа. При необходимости задаются параметры верхнего и нижнего колонтитулов.

  2. Важным моментом форматирования текста является установка параметров абзаца: отступа/выступа первой строки, межстрочного интервала, способа выравнивания. Все эти параметры могут быть установлены обращением к пункту инструментального меню Формат/Абзац... Что касается установки абзацного отступа, то наглядным может оказаться способ, предусматривающий вначале набор хотя бы одной строки первого абзаца с последующим перемещением мышью верхнего маркера треугольной формы на горизонтальной линейке документа. Следует особо заметить, что глобальная установка границ абзацев определяется выбранными параметрами страницы (см. п. 1). Визуальная коррекция таких границ возможна посредством перетаскивания мышью сдвоенной стрелкой границы белого и серого участков на горизонтальной линейке (в соответствующем режиме). Аналогичным образом можно корректировать величину отступов от верхнего/нижнего краев листа.

  3. В деловых документах для основной части текста чаще всего используются два режима выравнивания абзацев: ^ По левому краю и По ширине. Следует иметь в виду, что режим выравнивания По ширине может сопровождаться появлением «разжиженных» строк (из-за вставки между словами дополнительных пробелов). Для «сглаживания» такого эффекта может быть выполнена операция расстановки переносов слов, т.е. расстановки «мягких» дефисов для переноса слов по слогам, для чего следует выбрать пункты инструментального меню Сервис/Язык/Расстановка переносов...

  4. При вводе текста по умолчанию используется шрифт по умолчанию размером в 10 пунктов (1 пункт=1/72 дюйма=0,35 мм). При необходимости поменять шрифт и его размер можно воспользоваться соответствующими раскрывающимися списками на панели форматирования. При этом желательно соблюдать традиции издательского дела, в котором принято в титульных листах и заголовках применять рубленые шрифты, например, Arial и Tahoma. В монолитной же части текста принято использовать серифные шрифты, т.е. с засечками, горизонтальные из которых способствуют быстрому чтению. Примером серифного шрифта является Times New Roman. Установка нового шрифта действует для предстоящего ввода или применительно к предварительно выделенному текстовому фрагменту.

  5. Клавишу Enter следует нажимать лишь в конце абзаца, а не в конце каждой строки, так как по умолчанию включен режим автопереноса слов на следующую строку. Для самоконтроля можно включить режим отображения на экране скрытых символов, в частности, конца абзаца. Установка такого режима производится щелчком по кнопке Непечатаемые знаки на стандартной панели инструментов.

  6. Для перевода строки текста без создания абзаца следует нажать комбинацию клавиш Shift+Enter.

  7. Переключение регистров US/Ru (Латинский/Русский) и обратно следует производить двухклавишным аккордом (чаще, Ctrl+Shift или Alt+Shift) или даже одной управляющей клавишей, например, правой Alt (в зависимости от настройки ОС пользователем).

  8. Удаление только что введенного символа следует производить нажатием клавиши забоя ^ Back Space, находящейся над большой клавишей Enter. Удаление символа в ранее введенном слове лучше выполнять с предварительным перемещением курсора ввода на удаляемый символ и нажатием клавиши Delete. Удалить слово целиком можно, выделив его двойным щелчком мышью и нажав клавишу Delete.

  9. Посредством нажатия клавиши Insert можно переключаться из режима вставки (^ ВСТ) в режим замещения символов (ЗАМ) и обратно.

  10. Заголовок документа (наименование раздела, подраздела и т.д.) следует вводить с первой же позиции абзаца (без абзацного отступа). Для последующей центровки заголовка следует щелкнуть по кнопке По центру на панели форматирования.

  11. Часто заголовок документа формируется из прописных букв, для чего следует перед его вводом нажать клавишу Caps Lock, контролируя при этом включение режима прописных букв загоранием соответствующего индикатора клавиатуры.

  12. При неудачно выполненной операции обработки текста возможна отмена ее результата - щелчком по кнопке на панели инструментов с изображением изогнутой влево вниз стрелки (или клавишным аккордом Ctrl+Z).

  13. Полезные клавишные аккорды: Ctrl+Home – переход в начало документа; Ctrl+End – переход в конец документа;^ Ctrl+C – копировать выделенный фрагмент в папку обмена; Ctrl+X – вырезать с сохранением в папке обмена; Ctrl+V – вставить содержимое папки обмена в позицию курсора ввода; Shift+(курсорные клавиши) – выделение в тексте.

  14. Перенос/копирование выделенного фрагмента можно выполнить перетаскиванием мышью выделенного фрагмента в новое положение. В случае копирования в момент отпускания кнопки мыши должна быть нажата клавиша Ctrl.


^ Применительно к пункту 4 следует дополнить следующее:

Шрифты, используемые в современных текстовых процессорах, являются контурными (контур каждого символа складывается из участков кривых различного типа). Такие шрифты обладают оригинальным дизайном и свойством плавного масштабирования. Кроме серифных и рубленных (сансерифных) шрифтов, есть шрифты пропорциональные (с переменной шириной знакоместа-кегля, зависящей от фактической ширины символа) и непропорциональные, т.е. моноширинные (с фиксированной шириной знакоместа). Последние, например, Courier целесообразно применять в некоторых табличных формах и для представления программ на алгоритмических языках. В большинстве же случаев следует применять пропорциональные шрифты. При этом монолитный текст выглядит более качественно (без эффекта «разжиженных» слов). Для исключения зрительного эффекта слипания известных пар символов в пропорциональных шрифтах следует устанавливать режим «автораздвижки» таких символов – кернинг (парный кернинг).

Дополнительно применительно к любому шрифту можно регулировать межсимвольный интервал (обычный, разрежённый, уплотнённый).

Имеется возможность выбора одного из нескольких (до пяти) вариантов начертания символов, задание особого цвета символов и фона.

Прочие операции форматирования символов (шрифтов) можно просмотреть по маршруту в инструментальном меню Формат/Шрифт…

2. Форматирование абзаца

Абзац – это непрерывный участок текста от абзацного уступа/выступа до первого символа конца абзаца, создаваемого нажатием клавиши Enter.

Абзац характеризуется параметрами:

  • величина абзацного уступа или выступа для первой («красной») строки;

  • положение левой и правой границы абзаца (глобальное положение границ есть функция параметров страницы: ширины листа и отступов от левого и правого краёв листа);

  • межстрочный интервал (внутри абзаца) и особые интервалы перед и после абзаца;

  • способ выравнивания по границам в четырёх вариантах;

  • режимы переноса слов целиком и по слогам (см. пункты 1.3 и 1.5).

Следует заметить, что в процессе расстановки переносов (по слогам) в текст вставляются «мягкие» дефисы во все допустимые места переноса, но видны лишь те, которые находятся в конце строк.

Прочие параметры абзаца можно просмотреть в инструментальном меню (Формат/Абзац…). См. также п. 1.2.

3. Форматирование страницы

Страница характеризуется параметрами:

  • размер листа бумаги (чаще формата А4: 210х297 мм);

  • ориентация листа: Книжная или Альбомная;

  • величины отступов (полей) от четырёх краёв листа;

  • величина и положение области переплёта;

  • положение и содержание областей верхнего и нижнего Колонтитулов – служебных областей для размещения на всех страницах документа, в частности, номеров страниц, названий разделов, наименования фирмы, грифа доступности, даты распечатки…

  • цвет фона и вид рамки, обрамляющей область текста.

В процессе ввода текста автоматически вставляется «мягкий» разделитель страниц с переходом в начало следующей страницы. Возможна вставка «жёсткого» разделителя-разрыва страниц операцией Вставка/Разрыв…/Начать новую страницу.

При необходимости изменить формат страниц (например, ориентацию листа для таблицы) в пределах одного документа следует выполнить операцию Вставка/Разрыв…/Новый раздел со следующей страницы.

4. Операции с текстовыми фрагментами


Существует до трёх видов текстовых фрагментов: строчный, ленточный и прямоугольный.



Строчный фрагмент




Ленточный фрагмент




Прямоугольный фрагмент (выделяемый мышью при нажатой клавиши Alt)


Над фрагментами текста можно выполнять следующие операции:
  • предварительное выделение фрагмента;

  • удаление или замещение фрагмента;

  • «Вырезать» фрагмент с его удалением и помещением в глобальный буфер ОС – Папку обмена;

  • «Копировать» фрагмент в Папку обмена;

  • «Вставить» фрагмент из Папки обмена в текущую позицию ввода (см. п. 1.13);

  • помещение строчного фрагмента в локальный буфер текстового процессора Копилку;

  • различные операции форматирования символов (шрифтов).

5. Операции со списками

Существуют следующие виды списков: маркированный, нумерованный и многоуровневый (структура).


Над списками можно выполнять следующие операции:
  • предварительное формирование структуры пустого списка;

  • вставка пустого элемента в список;

  • удаление элемента из списка;

  • копирование/перемещение элемента;

  • сортировка списка по алфавиту;

  • для многоуровневого списка: понизить/повысить уровень.

6. Сохранение и открытие документа


После ввода первых строк документа рекомендуется сразу же выполнить операцию сохранения документа (Файл/Сохранить...). При этом в первую очередь следует заменить предлагаемое имя файла из первой строки текста на более компактное, а затем посредством реализации пути от корневой папки выбранного диска установить в качестве текущей папку, в которой предполагается хранить документ. Корректное сохранение файла подтверждается заменой в области наименования окна документа служебного имени на имя, выбранное пользователем. В процессе последующего набора текста рекомендуется периодически (каждые 5-10 минут) выполнять операцию Сохранить, уже не сопровождаемую диалогом с процессором.

При необходимости сохранения документа с другим именем, в другой папке или в другом формате следует выполнить операцию ^ Файл/Сохранить как... В параметрах документа можно предусмотреть защиту документа паролем пользователя двух видов, автосохранение через задаваемый интервал времени, а также формирование резервной копии документа (bak-версии). Предупреждение: в MS Word использование режима автосохранения может привести к потере документа.

Если возникла необходимость зафиксировать внесенные в документ изменения, можно сохранить несколько версий документа в одном документе. При этом экономится и место на диске, так как сохраняются не полные версии документа, а только различия между ними. Если сохранены несколько версий документа, есть возможность вернуться к предыдущей или более ранней версии и открыть, распечатать или удалить ее. Сохранение нескольких версий отличается от сохранения резервной копии документа. Последнее предназначено для защиты от потери случайного изменения данных. Когда сохранение резервной копии включено, новая резервная копия заменяет имеющуюся при каждом сохранении документа.

Традиционным способом открытия документа принято считать выполнение пунктов инструментального меню текстового процессора Файл/Открыть... с последующим выбором диска, папки и имени нужного файла. В пункте меню Файл можно найти список имен нескольких файлов, созданных последними.

Возможен так называемый ассоциативный запуск текстового процессора с автоматическим открытием выбранного документа или группы файлов. Такой запуск производится операцией контекстного меню Открыть в среде файлового менеджера. Для одиночного файла достаточно щелкнуть мышью по его имени.


^ 7. Печать документа

Перед печатью документа целесообразно выполнить его предварительный просмотр (отдельных страниц или сразу нескольких страниц). В окне данного режима возможно выполнение весьма эффектной операции – Подгонка страниц. Результат такой операции – сокращение многостраничного документа на одну страницу за счёт изменения масштаба шрифтов. При этом обеспечивается рациональное заполнение последней страницы документа.

При запуске процедуры печати можно задать следующие параметры:
  • печать отдельных страниц или их интервалов;

  • печать предварительно выделенного фрагмента;

  • число копий печати документа с выбором одного из двух вариантов раскладки по копиям;

  • режим двухсторонней печати на обычном принтере с выбором одного из двух вариантов порядка печати (например, вначале печать нечётных по номеру страниц, а затем страниц с чётными номерами);

  • режим черновой печати с экономией расходного материала принтера;

  • печать в файл с сохранением файла типа prn, в который дополнительно включаются команды управления принтером (последующая распечатка такого файла возможна автономно, т.е. без запуска текстового процессора; причём, обеспечивается полное соответствие формату созданного документа).


^ 8. Формирование таблиц

Могут применяться следующие способы построения таблиц:

  • использование позиций табуляции (табулостопов) четырёх основных видов, расставляемых на горизонтальной линейке окна документа;




Четыре вида табулостовов

(слева-направо с выравниванием слева, по центру, справа и по десятичной точкой)


  • использование встроенного табличного процессора, в том числе, рисование таблицы Карандашом;

  • внедрение листа внешнего табличного процессора (если он установлен на используемом компьютере).

Ниже будет рассмотрен способ создания таблиц, основанный на использовании встроенного табличного процессора.

Данный способ реализуется выбором пунктов инструментального меню Таблица/Вставить таблицу... или щелчком по кнопке Вставить таблицу на панели инструментов. В полученной таким образом таблице можно выполнять простейшие расчеты, чаще всего подытоживание в строках или столбцах.

При создании таблицы можно воспользоваться помощью Мастера, который предложит несколько стандартных стилей оформления таблицы. Для быстрого форматирования таблицы может быть применена операция Таблица/Автоформат... с выбором одного из нескольких десятков готовых форматов.

При «ручном» оформлении таблицы часто используется меню на панели форматирования ^ Внешние границы, вызываемое щелчком по соответствующей кнопке. Те же действия, но с более широкими функциональными возможностями можно выполнить, выбрав пункты инструментального меню Формат/Границы и заливка...


^ 9. Графические операции

Ниже приведён перечень типовых графических операций с применением встроенных средств текстового процессора:
  • использование панели инструментов Рисование для создания графических примитивов (прямоугольников, эллипсов и пр.), символов блок-схем, стрелок, выносок и пр.;

  • художественное оформление текста по выбранному шаблону;

  • вставка Надписи – «странички в странице»;

  • деловая графика для сопровождения числовых рядов в таблицах;

  • формирование организационных диаграмм (иерархических, пирамидальных, круговых и пр.);

  • редактирование сложных математических и химических формул.


^ 9. Прочие сложные операции

В среде текстового процессора дополнительно можно выполнить операции:
  • авторазвёртка сокращений и автодописывание, ускоряющие ввод текста;

  • орфографический и синтаксический контроль правописания;

  • использование сносок в тексте;

  • автосборка оглавления из названий разделов, пунктов и т.п., предварительно оформленных специальными стилями, например, Заголовок1;

  • Тезаурус, позволяющий подобрать соответствующий синоним;

  • формирование алфавитного Указателя;

  • автонумерация таблиц и подписей к рисункам;

  • создание диалоговых форм, заполняемых пользователями документа;

  • «конвейерное» изготовление типовых писем путём слияния созданного шаблона, содержащего переменные поля, с данными из базы данных;

  • вставка Закладок в тексте и гиперссылок для перехода к ним, а также гиперссылок на внешние ресурсы, в том числе Internet;

  • преобразование документа для Web-публикации в Internet (в формате HTML);

  • создание документа на основе разнообразных шаблонов (резюме, повесток, отчётов и пр.);

  • создание макросов – встраиваемых в документ программ, автоматизирующих «рутинные» действия пользователя.